設(shè)備材料類的采購項目屬于比較常見的項目，設(shè)備包括各種變壓器、互感器、調(diào)壓器、感應移相器、電抗器、高壓斷路器、高壓熔斷器、穩(wěn)壓器、電源調(diào)整器等，設(shè)備材料的采購直接關(guān)系到項目質(zhì)量。我們在這篇來看看材料采購計劃管理辦法。
材料采購計劃管理辦法
第一部分 通 則
1.0目的
為增強采購工作計劃性，從物資供應上保障企業(yè)正常運營，特制定本制度，旨在為集團有關(guān)部門的材料計劃制定、跟蹤提供操作指引。
2.0適用范圍
2.1 從公司范圍說，適用于集團下屬建筑項目部的材料計劃管理
2.2 從材料范圍說，原則上對日常辦公、工程所需等材料均應進行有計劃的采購，以下材料可以除外：
■ 臨時、應急、零星、不常出現(xiàn)的材料、資產(chǎn)設(shè)備
■ 涉及金額小，可現(xiàn)購或生產(chǎn)周期不超24小時的物料
■ 包工包料工程中的材料
3.0關(guān)于采購計劃各部門的職責：
3.1 集團采購部
■ 依各項目部上報材料需求計劃主導各主要材料計劃的編制
■ 負責材料采購計劃的跟進、反饋及總結(jié)
■ 結(jié)合庫存審核申購數(shù)量的合理性
■ 對各項目部計劃編制的及時性進行監(jiān)督和考核
3.2 商務(wù)部
■ 配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計劃或預估使用量等
■ 審核計劃需求量的合理性
3.3總工室
審核采購計劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性
3.4 集團下屬各項目部
■ 負責編制本項目部的材料需求計劃
■ 根據(jù)集團采購部需要，跟進、反饋計劃的執(zhí)行情況
4.0材料的分類：
從計劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應的市場行情，按采招周期可以分為以下兩種：
4.1 年度材料
4.1.1 定義
為集團常年使用的物料，通過年度的招投標確定若干常年合作的供應商后可解決材料的供應問題。
4.1.2 材料特性
如符合以下條件的物料，可以納入年度采購計劃的編制范圍：
■ 能實施集中采購，供應商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購總成本
■ 需用量相對穩(wěn)定，集團總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機率很少
■ 使用量大，總體價格比較高，采購具有規(guī)模效應
5.0計劃編制原則和作用：
■ 配合各項目施工進度的開展
■ 盡可能準確地預估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料
■ 保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費
■ 盡量配合公司的資金預算和周轉(zhuǎn)
■ 指導采購部門人員按計劃作業(yè)，保障各項目開工建設(shè)過程的物料和設(shè)備供應
第二部分 材料計劃管理
1.0計劃的分層和精細度
年度材料從年度根據(jù)生成時間、編制主體、精細程度不同，自上而下劃分為三個層次如下：
2.0年度招標計劃的編制
2.1 作用
對年度材料供應商的確定一般通過年度招標計劃開展和實現(xiàn)，本計劃指導和督促集團采購部按時完成年度招標工作。
2.2 計劃的關(guān)鍵節(jié)點
2.2.1 獲取物料規(guī)格清單
當某種年度材料有不同規(guī)格時，集團采購部須向商務(wù)部門或供應商等收集規(guī)格清單，經(jīng)商務(wù)部門確認后作為供應商的報價基礎(chǔ)。
2.2.2 年度預估使用量的獲取
作為招標議價的籌碼，集團采購部須向商務(wù)部門或財務(wù)中心收集歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)次年的業(yè)務(wù)量預估，最終生成年度預估使用量，可用金額或數(shù)量表示。
2.3 年度招標后處理
2.4.1 形成年度供應框架協(xié)議
根據(jù)評標結(jié)果，集團采購部就每類年度材料與年度供應商簽署年度供應框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對應的單價、暫定總價等
2.4.2 簽訂項目供應合同
根據(jù)各項目的進度及實際情況，可在不同時間根據(jù)年度供應框架協(xié)議簽訂以項目為單位的供應合同。
3.0月度物料需用計劃的編制
3.1作用
為了能讓采購部門提前作好月度采購計劃，由各項目部為單位編制月度材料需用計劃。
3.2 各類材料計劃的編制
3.2.1行政類物料需用計劃
各部門、各項目部向行政人事中心提交月度需用計劃，行政人事中心匯總各部門、各項目部的需求，根據(jù)下月預算，向集團采購部提交行政類物料月度需用計劃，計劃包含物料名稱、規(guī)格、特殊要求、期望到位的時間等。由集團采購部補充單價、總價等。
3.2.2工程類物料需用計劃
屬“集團采購類”年度材料的需用計劃，由商務(wù)部主導編制，包括物料名稱、具體規(guī)格、技術(shù)參數(shù)要求、期望到位時間、當月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、特殊要求等。由集團采購部補充單價、總價等。
4.0月度物料采購計劃編制
4.1作用
匯總各部門、各項目的物料月度需用計劃后，由采購部門對每種物料的采購時間及送貨地點進行匯編，以指導和跟進物料供應的及時性
4.2 計劃的編制
集團采購部根據(jù)需求計劃，針對每種物料制定下單時間、樣板獲取時間等，經(jīng)集團采購部經(jīng)理確認后按材料種類分配采購任務(wù)。
5.0注意事項
5.1 針對每類年度材料的供應商以2~3家為宜
5.2 月度采購計劃逾期的話，采購部將不予受理，由各項目部另外提出單宗的申購，按正常申購流程辦理，造成的損失由各項目部自行承擔
5.3 月度材料需用計劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時間上變更的，由公司各部門、各項目部在下單采購前2天填寫《計劃/申購變更單》，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后執(zhí)行
5.4 對實際需用量或總價超計劃，應按正常申購流程辦理。
5.5 簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，再按相關(guān)流程進行調(diào)價
第三部分 計劃管理
1.0計劃的跟蹤
1.1 計劃跟蹤的內(nèi)容
以跟蹤計劃完成情況為主，計劃編制情況為輔。
1.2 跟蹤主體
采用“誰編誰跟”原則，其中集團采購部對各項目采購部的計劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。
1.3 計劃跟蹤方式
1.3.1 會議跟蹤
集團采購部或各項目部可以定期召開會議，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。適用于預見性比較強的物料采招行為。
1.3.2 電話跟蹤
相關(guān)責任人可以和供應商、使用部門進行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計劃執(zhí)行情況。適用于零星物料的跟蹤
1.3.3 庫存系統(tǒng)跟蹤
通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情況，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。
1.4 跟蹤反饋
只針對沒完成的情況進行反饋，一方面由跟蹤人填報進行登記并存檔，為了對相關(guān)責任人及供應商進行考核評價;另一方面要預警填寫《物料訂購跟催表》，向供應商跟催貨物。
2.0計劃總結(jié)
年度計劃和項目周期結(jié)束后，由集團采購部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點進行總結(jié)，以改善下一周期的計劃制定和執(zhí)行情況。
2.1 節(jié)點的按時完成率：按時完成的節(jié)點數(shù)/總節(jié)點數(shù)，此項數(shù)據(jù)說明相關(guān)責任人節(jié)點控制效率
2.2 按時到貨率總結(jié)：按時到貨批次/總訂貨批次，此項數(shù)據(jù)考察供應商的交貨準時率
2.3 計劃臨時調(diào)整次數(shù)：考察計劃的準確性和可行性
2.4 協(xié)議補充次數(shù)：考察計劃和預算的準確性
3.0 計劃制定和執(zhí)行方面的獎懲
為督促相關(guān)部門和責任人按照要求制定和執(zhí)行采購計劃，集團將按照本辦法進行獎懲：
3.1獎勵
3.1.1采取以結(jié)果為導向原則，將計劃制定和執(zhí)行納入相關(guān)責任人月度和年度績效考核范圍，對計劃制定及時、準確、執(zhí)行到位的員工實行通報表揚和一定的物質(zhì)獎勵
3.1.2 對計劃制定及時、準確的部門和項目，實時進行通報表揚
3.2懲罰
公司將對計劃制定過程中不與配合的部門或人員進行通報批評，并將視情節(jié)嚴重對以下行為責任人處以一定數(shù)量的罰款：
■ 不按照公司規(guī)定時間制定計劃
■ 計劃嚴重錯誤，給公司帶來經(jīng)濟損失
■ 因缺失計劃或計劃嚴重滯后，影響項目進度
■ 計劃執(zhí)行不到位，嚴重影響項目進度
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