采購人如何科學(xué)、合理的編制招標(biāo)采購文件?

# 標(biāo)書制作 2023-03-18 11:03 來源：

招標(biāo)采購文件作為采購交易的要約邀請文件，是采購過程中采購方對(duì)供應(yīng)商響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審的重要依據(jù)，采購交易達(dá)成后即成為雙方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)履行的憑證。

如何編制一份科學(xué)、合理的采購文件，關(guān)系到采購活動(dòng)能否實(shí)現(xiàn)公開、公平、公正和誠實(shí)信用的采購原則，也關(guān)系到能否實(shí)現(xiàn)“陽光采購”、“降本增效”的最終采購目的。

編制招標(biāo)采購文件是采購活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，具體到如何編制政府采購文件，筆者認(rèn)為可以分為三個(gè)階段：準(zhǔn)備階段、編制階段、復(fù)核階段。

采購人如何科學(xué)、合理的編制<a href=

一、準(zhǔn)備階段

在正式編制采購文件之前要進(jìn)行充分準(zhǔn)備，大體分為三步：

1、確認(rèn)

對(duì)采購項(xiàng)目關(guān)鍵要素進(jìn)一步確認(rèn)，以保證采購實(shí)施的有效性。如，確定采購預(yù)算、采購內(nèi)容、采購方式和采購前的報(bào)批文件是否一致。

2、計(jì)劃

代理機(jī)構(gòu)對(duì)采購各階段依法規(guī)劃，對(duì)采購流程所需時(shí)間進(jìn)行充分考量，再編制采購計(jì)劃，因?yàn)榭茖W(xué)合理的采購計(jì)劃是后續(xù)采購活動(dòng)順利進(jìn)行的重要保證。

3、定需求

編制一份合格的采購文件必須建立在科學(xué)細(xì)化的采購需求基礎(chǔ)之上。

技術(shù)參數(shù)和要求都是不同的

　　在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，采購人編制的需求經(jīng)常存在以下三個(gè)問題：需求籠統(tǒng)，不明確；需求苛刻，不現(xiàn)實(shí)；需求具有指向性，不公正。如，某項(xiàng)目采購標(biāo)的是一批貨物，但采購需求文件提供的只有貨物數(shù)量而沒有具體的規(guī)格參數(shù)。又如，某項(xiàng)目需求中的服務(wù)條款過于苛刻，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過實(shí)際需要。再如，某項(xiàng)目采購人提供的貨物技術(shù)參數(shù)只有國內(nèi)一兩家知名品牌能夠滿足，具有明顯的指向性。

　　因此，在審核采購需求時(shí)，筆者認(rèn)為需要注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：看需求是否具有科學(xué)性，避免過于寬泛，導(dǎo)致滿足需求的供應(yīng)商數(shù)量過多，無法篩選出真正符合采購人需求的供應(yīng)商；看需求是否具有競爭性，避免技術(shù)參數(shù)過于苛刻，導(dǎo)致競爭不充分而產(chǎn)生采購失敗的情形；看需求是否具有排他性，避免通過指定品牌型號(hào)、指定特定專利等方式來指向特定供應(yīng)商的情況，不然，容易引起質(zhì)疑。

PS:如何編制科學(xué)合理的采購需求

采購需求是指采購人為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，擬采購的標(biāo)的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)要求?？茖W(xué)、合理、明確的采購需求可實(shí)現(xiàn)公開、公平、公正的引導(dǎo)投標(biāo)人參與競標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目降本增效的采購目的。

我們可以通過多種方式，利用各種資源，對(duì)招采項(xiàng)目進(jìn)行采購需求調(diào)查確定，形以滿足招標(biāo)采購要求。

1、行業(yè)咨詢

咨詢同行業(yè)采購人采購經(jīng)驗(yàn)、采購專家項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、使用部門過往項(xiàng)目使用意見；搜集相關(guān)信息網(wǎng)站招采信息，歸納、匯總形成初步采購需求初步得出購項(xiàng)目的功能、需求和目標(biāo)。

2、供應(yīng)商問卷調(diào)查

發(fā)布采購意向，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行問卷調(diào)查（調(diào)查對(duì)象一般不少于3個(gè)），廣泛聽取潛在供應(yīng)商意見，取長補(bǔ)短，形成更為完善的采購需求。

3、專家論證

邀請采購項(xiàng)目行業(yè)專家對(duì)初步采購需求進(jìn)行評(píng)審/論證，進(jìn)一步修改確定詳細(xì)采購需求。

二、編制階段

　　編制采購文件階段首先需抓住要點(diǎn)，搭好框架。關(guān)鍵要點(diǎn)主要有：

1、潛在供應(yīng)商的資格條件是否合理

供應(yīng)商資格條件的科學(xué)設(shè)置關(guān)系到項(xiàng)目參與度以及項(xiàng)目的公正公平，因此，要依法依規(guī)科學(xué)設(shè)置。

2、是否執(zhí)行相關(guān)采購政策

采購作為財(cái)務(wù)支出、降本增效管理的重要措施，承擔(dān)著宏觀調(diào)控和配置資源的作用，而具體到每個(gè)采購活動(dòng)，都應(yīng)當(dāng)保證采購政策的貫徹落實(shí)。

3、采購評(píng)分細(xì)則是否明晰可量化

采購評(píng)分細(xì)則是遴選供應(yīng)商、達(dá)成采購目標(biāo)的重要抓手，故評(píng)分細(xì)則要明晰、可量化。四看采購程序所要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否合法。五看合同所選取的文本是否正確，合同條款是否和采購需求一致等。

　　三、復(fù)核階段

　對(duì)于如何進(jìn)行復(fù)核，應(yīng)當(dāng)查看文件的完整性，看看邏輯是否清晰。如，在描述采購需求時(shí)，采購文件通常應(yīng)完整描述采購背景，提出采購標(biāo)的的具體技術(shù)參數(shù)，服務(wù)要求以及其他需提醒潛在供應(yīng)商注意的事項(xiàng)。采購文件內(nèi)容完整、邏輯清晰，才會(huì)大大降低供應(yīng)商制作響應(yīng)文件的難度，也會(huì)降低供應(yīng)商因一些疏忽而造成應(yīng)答失敗的概率。

　　另外，還要重點(diǎn)查看文字表述是否簡練準(zhǔn)確、有無錯(cuò)別字。如，非招標(biāo)方式采購不應(yīng)有這樣的表述：招標(biāo)人、招標(biāo)時(shí)間、中標(biāo)人。同時(shí)，內(nèi)容是否前后一致也很重要。如，采購文件需求部分與合同部分對(duì)同一內(nèi)容要求不一致，或是評(píng)分細(xì)則與技術(shù)參數(shù)不對(duì)應(yīng)等情況，這類問題應(yīng)當(dāng)避免。

　　通過多年的招投標(biāo)咨詢服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，筆者對(duì)采購文件的重要性感受頗深，對(duì)于如何編制一份合格的采購文件有些許心得，今天分享給大家。但是，只是把一些淺顯的想法進(jìn)行以上總結(jié)，更多以期拋磚引玉，獲取更多啟發(fā)，不斷提高編制招標(biāo)采購文件的水平，從而提升招標(biāo)采購工作能力。