企業(yè)實施電子采購的七個步驟

# 標書制作 2021-09-04 11:24 來源：

電子采購作為一種在線采購策略，在全球企業(yè)中越來越受歡迎。如今，越來越多的企業(yè)開始看到電子采購在效率方面勝過傳統(tǒng)采購。通過電子采購，由于與預先批準的供應商和貿(mào)易伙伴可以進行實時交互，因此無論地點和時間如何，采購和處理階段都得以簡化和加快。

采購審批也可以在線完成，訂單可以在幾分鐘內(nèi)完成，從而縮短了交貨時間。在企業(yè)中，時間就是金錢，將電子采購納入你的采購策略必將為你節(jié)省大量時間和運營成本。但是，許多企業(yè)仍不清楚與電子采購相關的流程和風險，需要關于如何利用這項新技術的建議和指導。

在本文中，我們來看看實施可靠的電子采購策略的七個步驟，這些策略將有助企業(yè)減少異常支出，促進合規(guī)并實現(xiàn)企業(yè)目標。

企業(yè)實施電子采購的七個步驟

1、評估并記錄你當前和期望的采購流程

多年來，傳統(tǒng)采購安排為你提供了相對較好的服務，但始終存在改進的空間。在開始對采購流程進行改進之前，必須對當前使用的采購流程有一個清晰的概覽。為此，請評估并記錄采購流程的各個方面，包括不同任務的時間表、所涉及的供應商、合規(guī)性檢查、付款方式等。隨后，考慮所需的采購安排，把它白紙黑字寫下來，這樣就有了一份參考資料。完成這些步驟后，你應該對新的電子采購策略中需要包含哪些內(nèi)容有一個更清晰的了解，以最大程度提高業(yè)務采購流程的有效性和效率。

2、找出差距和彌補差距的解決方案

明確了當前和期望的采購流程后，你現(xiàn)在可以開始確定當前采購策略中的差距。各地企業(yè)都面臨著一些更常見的采購問題，包括不斷增長的成本、與供應商有關的問題、意外或延誤的訂單以及不遵守采購政策。解決問題的第一步當然是從一開始就識別并理解你所面臨的問題。一旦確定了采購策略中的所有差距和問題，便可以考慮采用解決方案。例如，采用不可靠的供應商確實會擾亂采購周期，并可能導致你的業(yè)務收入降低。在這種情況下，解決方案很明確：你需要查看供應商列表，并替換不符合要求的供應商。

3、記錄實施電子采購系統(tǒng)的好處

列出實施電子采購系統(tǒng)的好處可以真正幫助管理人員接受。大修業(yè)務流程通常是一項“昂貴”的事務，因此要實現(xiàn)它，必須得到管理層的支持和參與。嘗試根據(jù)管理層認為重要的內(nèi)容來整理你的福利清單，公司的底線通常是前提。如果你可以說服管理層相信實施電子采購系統(tǒng)具有成本效益，并在時間和資源方面為公司節(jié)省了成本，那么你更有可能獲得批準以繼續(xù)執(zhí)行電子采購策略。

4、制定電子采購計劃和KPI

現(xiàn)在，你已經(jīng)清楚地了解了當前和期望的采購流程，確定了采購策略中的問題，也了解了電子采購的好處，是時候考慮如何通過電子采購改進整個采購流程了。

使用電子采購的優(yōu)點是什么？涉及哪些流程、成本和資源？在哪里可以找到有關電子采購流程的更多信息？應該找誰來啟動電子采購計劃？這些只是制定電子采購計劃時需要問自己的一些問題。你還應該為電子采購計劃設計KPI，以便更輕松地跟蹤電子采購策略的進度和有效性。重要的是，要了解你的電子采購計劃對整個組織結構的影響，所以最好讓管理團隊和任何其他將受該計劃影響的利益相關者參與進來。

5、審查并選擇最佳的電子采購解決方案提供商

在選擇電子采購解決方案提供商時，務必要檢查企業(yè)的預算和要求。選擇供應商時，價格可能是一個很大的考慮因素，但也不應該成為決定因素。供應商的可靠性可以對你企業(yè)的利潤產(chǎn)生重大影響，因此請務必對潛在的供應商進行研究，重點是跟蹤業(yè)績記錄、專業(yè)知識和其提供的服務。合格的電子采購解決方案提供商可以大大減輕與采購流程、提交的管理和評估以及供應商基礎管理相關的巨大行政負擔。

6、制定可優(yōu)化資源的實施計劃

選擇了能夠滿足公司的采購需求的電子采購解決方案提供商后，即可開始實施電子采購計劃。但是，實施過程也需要仔細考慮。在開始之前，請確保你有足夠的資源來順利實施電子采購計劃，尤其是在涉及到你的員工時。在這種情況下，你的IT人員將是管理電子采購流程中投入最大的人員，因此請確保優(yōu)化資源以有效實施。不要讓成功實施電子采購策略的關鍵人員負擔過重。確保溝通渠道暢通，每個人都知道他們的角色和職責——如果可能的話，還應聯(lián)系電子采購解決方案提供商以尋求幫助。

7、交付和衡量收益

隨著電子采購流程的成功實施，有必要跟蹤未來幾個月的整個策略和流程。企業(yè)需要知道他們在電子采購上的投資是否物有所值，而只有在跟蹤和衡量電子采購策略的進度時，才能清楚這一點。在衡量該策略成功與否時，請記住早先制定的KPI，并注意過去幾個月的執(zhí)行過程中出現(xiàn)的所有問題。