運(yùn)營事業(yè)總部供應(yīng)商臺賬的建立與運(yùn)用

# 標(biāo)書制作 2022-12-27 13:16 來源：《招標(biāo)采購管理》2022年第7期

本文基于佛山市軌道交通發(fā)展有限公司運(yùn)營事業(yè)總部供應(yīng)商臺賬管理現(xiàn)狀展開分析，探討如何通過分析供應(yīng)商臺賬所提供的有價值信息為不同項(xiàng)目優(yōu)選合適的供應(yīng)商，進(jìn)而培養(yǎng)供應(yīng)商管理思維，建立供應(yīng)商管理和評價機(jī)制，提高企業(yè)管理水平。

一、總部供應(yīng)商管理的現(xiàn)狀

穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊伍是軌道運(yùn)營企業(yè)發(fā)展的重要支撐和保障。佛山市軌道交通發(fā)展有限公司運(yùn)營事業(yè)總部招標(biāo)和非招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)已經(jīng)從2020年52個增長至2021年近百個，隨著后續(xù)更多新線的開通，這一數(shù)量將持續(xù)呈現(xiàn)增長趨勢。在運(yùn)營事業(yè)總部逐步成長壯大的過程中，應(yīng)積極建立起供應(yīng)商企業(yè)信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行選擇，同時注意收集供應(yīng)商臺賬信息，逐步建立供應(yīng)商管理和評價機(jī)制，這樣當(dāng)整個運(yùn)營線路成熟時才能更好利用已有的資源優(yōu)勢分析總部供應(yīng)商市場的真實(shí)情況，對招標(biāo)投標(biāo)工作進(jìn)行優(yōu)化，更好把握項(xiàng)目采購節(jié)奏。因此，建立總部供應(yīng)商臺賬信息，對于提升企業(yè)管理水平、為未來企業(yè)采購提供關(guān)鍵輔助信息、夯實(shí)總部運(yùn)營的穩(wěn)定基礎(chǔ)、營造健康良好的市場環(huán)境都有著積極作用。通過供應(yīng)商臺賬分析現(xiàn)有的供應(yīng)商管理情況，進(jìn)而在臺賬的基礎(chǔ)上建立完整的供應(yīng)商管理體系，是本課題研究的重要內(nèi)容。

二、基于總部2021年供應(yīng)商臺賬的一些分析

（一）2021年供應(yīng)商市場總體情況

根據(jù)臺賬信息顯示，2021年總部招標(biāo)和非招標(biāo)項(xiàng)目總數(shù)有近百個，其中包括維修維護(hù)類、物資采購類、經(jīng)營服務(wù)類、后勤服務(wù)類以及工程建設(shè)類五個項(xiàng)目大類。2021年各個項(xiàng)目參與報名的供應(yīng)商總數(shù)在530多個，平均每個項(xiàng)目有5個左右的供應(yīng)商參與競標(biāo)，其中又以經(jīng)營服務(wù)類和物資采購類供應(yīng)商數(shù)量最多。

通過進(jìn)一步分析可知，2021年總部供應(yīng)商數(shù)量集中在經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目、物資采購類項(xiàng)目、后勤服務(wù)類項(xiàng)目，三者吸引到的供應(yīng)商數(shù)量占到了全年總數(shù)的76%左右。而從供應(yīng)商數(shù)占項(xiàng)目數(shù)的比值來看，經(jīng)營服務(wù)類和維修維護(hù)類項(xiàng)目比值最大，意味著這兩種項(xiàng)目類型通常能夠在供應(yīng)商市場引起積極反響，經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目在供應(yīng)商市場表現(xiàn)尤為突出。與之相對的是，物資采購類項(xiàng)目的供應(yīng)商數(shù)占項(xiàng)目數(shù)的比值最小，雖然項(xiàng)目數(shù)量多，供應(yīng)商數(shù)量也多，但是平均到每一個項(xiàng)目能吸引的供應(yīng)商數(shù)量并不及其他幾種項(xiàng)目類型。

（二）供應(yīng)商市場具有明顯的本土特征

通過臺賬數(shù)據(jù)可知，在2021年全年各類型供應(yīng)商中，公司注冊地在佛山市的有135家，注冊地在廣州市的有181家，注冊地在深圳的有49家，名列統(tǒng)計數(shù)據(jù)前三。在廣東省內(nèi)的供應(yīng)商數(shù)量有近430家，占到了總數(shù)的80%左右。由此可見，2021年總部招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目吸引的供應(yīng)商具有明顯的本土化特征。

從積極意義上講，本土供應(yīng)商具有快速響應(yīng)、直接溝通、熟知環(huán)境等優(yōu)勢，但是從另一方面來看，八成左右的供應(yīng)商是廣東省內(nèi)的，其余供應(yīng)商也多集中在北京、成都、上海等大城市，總部項(xiàng)目對省外供應(yīng)商輻射影響力并不夠。另外值得注意的是，注冊地在廣州市的供應(yīng)商數(shù)量超過了佛山市，高出了1.34倍。這說明在廣佛同城互聯(lián)互通的大背景下，佛山市軌道交通項(xiàng)目開發(fā)有著同時吸引兩大城市優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的先天優(yōu)勢，并且隨著2號線的建設(shè)，市場反應(yīng)將愈發(fā)熱烈，但是后續(xù)如何動員培育更多的本土供應(yīng)商，如何將總部項(xiàng)目的吸引力擴(kuò)展至省外，打造更加豐富的供應(yīng)商儲備，依然是值得探索的課題。

（三）供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)項(xiàng)目多為一次性參與

在總共500多個供應(yīng)商中，九成以上的供應(yīng)商表現(xiàn)為參與單一項(xiàng)目。從項(xiàng)目類型上看，后勤服務(wù)類項(xiàng)目、經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目、工程建設(shè)類項(xiàng)目的供應(yīng)商基本都是一次性響應(yīng)，物資采購類項(xiàng)目與維修維護(hù)類項(xiàng)目有較多供應(yīng)商參與過總部兩個以上項(xiàng)目的競標(biāo)。

筆者認(rèn)為這至少能夠說明以下三點(diǎn)，其一，物資采購類項(xiàng)目較之其他項(xiàng)目，除了特殊危險化學(xué)品的采購等，本身門檻并不高，因此，能夠吸引一些供應(yīng)商持續(xù)關(guān)注；其二，物資采購類的供應(yīng)商多為代理商而非制造商，只要其能夠拿到供貨渠道，對于總部的各類物資采購，同類型的供應(yīng)商基本上都能夠供貨，只是價格高低不同而已。因此在諸如動力設(shè)備及配件類、票務(wù)設(shè)備類（點(diǎn)幣機(jī)、點(diǎn)票機(jī)等）、計量器具類（無線電、聲光等）打包采購等項(xiàng)目中同一供應(yīng)商都能持續(xù)響應(yīng)。其三，從總部的項(xiàng)目管理角度而言，筆者認(rèn)為同一供應(yīng)商不宜同時拿到多個采購項(xiàng)目。物資類項(xiàng)目通常在一年中有集中采購期，因而項(xiàng)目實(shí)施也幾乎是同時進(jìn)行的，若同一供應(yīng)商同時承擔(dān)了總部的多個項(xiàng)目，那么供應(yīng)商平均分配在每個項(xiàng)目上的精力將相應(yīng)減少，在人員協(xié)調(diào)和項(xiàng)目服務(wù)上很容易顧此失彼。

對于其他類型采購而言，在一年采購期中大部分供應(yīng)商只響應(yīng)一個項(xiàng)目，最直接原因是其他類型的項(xiàng)目通常具有較強(qiáng)的資質(zhì)要求，例如提供危險廢棄物委外處理服務(wù)的供應(yīng)商肯定做不了運(yùn)營保險類的項(xiàng)目。但與此同時，一些具有相似性的項(xiàng)目也很少有供應(yīng)商二次響應(yīng)，比如平面廣告制作與文化創(chuàng)意產(chǎn)品制作。這一點(diǎn)反映出項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行潛在供應(yīng)商調(diào)研時也要關(guān)注一些總部項(xiàng)目采購過的供應(yīng)商，從而動員市場廣泛響應(yīng)。

三、對招標(biāo)投標(biāo)階段如何優(yōu)選供應(yīng)商的思考

（一）部分物資采購類項(xiàng)目優(yōu)先考慮樣品打分

例如總部員工制服類項(xiàng)目、特種防護(hù)用品項(xiàng)目、安全鞋勞保鞋項(xiàng)目等物資采購。首先，這類項(xiàng)目的標(biāo)的額往往比較大，尤其現(xiàn)在，采購周期更長，標(biāo)的額較之以前增長更多。其次，這類項(xiàng)目是總部數(shù)以千計的員工日常工作最貼身使用的物品，是最能直接反映出質(zhì)量好壞、采購需求是否被滿足的。例如安全鞋的采購，市場競爭充分，且通常同時有代理商和制造商來競標(biāo)，二者之間成本和質(zhì)量存在一定差異。雖然需求書中參數(shù)已經(jīng)十分細(xì)化，且有參考樣式和質(zhì)量保證要求，但多數(shù)投標(biāo)人在遞交投標(biāo)文件階段，在沒有樣品參考的情況下，一般均直接復(fù)制總部需求書中的清單樣式并承諾完全響應(yīng)，有的供應(yīng)商并沒有仔細(xì)研讀需求書中的要求就直接復(fù)制粘貼響應(yīng)。這樣現(xiàn)場評委并不能通過投標(biāo)文件的清單響應(yīng)辨識出各位投標(biāo)人的優(yōu)劣。從各投標(biāo)人文件中看都能滿足物資參數(shù)的情況下，這一維度的響應(yīng)并沒有實(shí)質(zhì)性意義。如果增加樣品打分，各個供應(yīng)商提供的樣品能夠最直接地反映出其供貨質(zhì)量好壞。當(dāng)然在不足一個月的招標(biāo)周期中，要完全滿足總部需求書中的參數(shù)造出樣品存在一定的困難，也可以考慮通過對主要參數(shù)進(jìn)行打分，比如鞋類的鞋底防滑的樣式材質(zhì)、鞋墊的防刺穿材質(zhì)等局部樣品進(jìn)行橫向?qū)Ρ龋瑫r也可以考慮讓制造商帶上同類項(xiàng)目的鞋品作側(cè)面參考。如此一來在現(xiàn)場評標(biāo)階段能有更多的維度來橫向比較響應(yīng)人投標(biāo)質(zhì)量的優(yōu)劣。

（二）分化物資類項(xiàng)目的供應(yīng)商的選擇框架

從2021年招標(biāo)和非招標(biāo)項(xiàng)目臺賬與2021年供應(yīng)商臺賬分析可知，2021年物資采購類項(xiàng)目，200萬元以上的采用招標(biāo)模式，標(biāo)的額較小的則采用城軌網(wǎng)網(wǎng)上比價的方式，這是相關(guān)法規(guī)的要求，有利于對項(xiàng)目從嚴(yán)把控，也有利于招標(biāo)投標(biāo)模塊將更多精力集中在重要的大項(xiàng)目上。網(wǎng)上比價流程更簡易、采購周期更短、相較于公開招標(biāo)而言門檻要求一般更低，有利于項(xiàng)目的分化控制，提高采購效率。另外還有電商采購模式，一般在項(xiàng)目銜接空檔或者需求緊急，其他采購方式不能適時滿足一線生產(chǎn)的情況下，進(jìn)行及時的小規(guī)模的應(yīng)急采購。筆者在此提出進(jìn)一步分化物資采購模式的建議。

舉例而言，在化驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室用品打包采購項(xiàng)目中，經(jīng)過前期與需求部門的溝通，招標(biāo)人明確了其中最重要的單項(xiàng)物資是離子色譜儀，它的標(biāo)的額占了整個項(xiàng)目金額的一半有余，且對質(zhì)量和精度要求都非常高，品牌型號直接決定了采購單品的好壞。但是從評標(biāo)角度看，物資類項(xiàng)目的技術(shù)分最多35分，從不同維度打分之后，分給單項(xiàng)物資的分?jǐn)?shù)最多不到七八分，而且根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，招標(biāo)文件不得要求或者標(biāo)明特定的生產(chǎn)供應(yīng)者以及含有傾向或者排斥潛在投標(biāo)人的其他內(nèi)容，也不能限定物資采購的品牌與地區(qū)，這樣在現(xiàn)場評標(biāo)中，品牌打分全憑幾位評委的專業(yè)意見，哪怕招標(biāo)人事前已經(jīng)知道了離子色譜儀的重要性，但是能做的也只有在打分條件上多給這個單項(xiàng)物資幾分，同時不能排除有的供應(yīng)商直接放棄響應(yīng)離子色譜儀的評分轉(zhuǎn)而投向價格競爭或者其他維度的競爭拿分，這樣在綜合打分的情況下各方便難分優(yōu)劣。從最后投標(biāo)情況看，參與競標(biāo)的單位有5家，其中3家響應(yīng)的離子色譜儀是需求部門推薦品牌之中的，也就是說從采購的角度講，招標(biāo)人有3/5的概率選擇到令需求部門滿意的品牌單品，整個采購項(xiàng)目具有很大的不確定性。

由此可見，在物資類項(xiàng)目的打包采購過程中，物資清單中幾百、幾千項(xiàng)物資都是具有不同程度的重要性，各個需求部門看重的物資也各有不同。比如離子色譜儀與普通試劑瓶的精度不可混為一談，比如防汛沙袋與專用滅火器對品牌的要求不可等量齊觀。但是將它們同時放在一個大類進(jìn)行打包采購，招標(biāo)投標(biāo)模塊能控制的因素并不多，尤其在市場競爭充分的情況下更是如此。建議考慮將這些有特殊要求的物資單獨(dú)羅列出來，以分化供應(yīng)商的選擇模式。在招標(biāo)采購中，通常采用對關(guān)鍵的且單項(xiàng)金額較大的物資設(shè)定分項(xiàng)控制價等形式降低不平衡報價的可能性。能否再考慮利用其他的采購模式，比如限定需求品牌，只讓供應(yīng)商進(jìn)行價格競爭；或者在電商平臺對這類特殊物資另外進(jìn)行打包采購；或者對響應(yīng)大類項(xiàng)目的供應(yīng)商單獨(dú)就特殊物資進(jìn)行競價采購等。探討供應(yīng)商分化選擇的模式，能夠更好地保證以一個合理低價采購到令需求部門滿意的物資。

（三）經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目的供應(yīng)商管理

1.慎選網(wǎng)上比價采購形式

選擇供應(yīng)商的核心是選擇標(biāo)準(zhǔn)與決策方法。對于一部分經(jīng)營服務(wù)類的項(xiàng)目，采用網(wǎng)上比價的形式能夠提高效率，節(jié)約時間成本，是一種不錯的備選方式。但是對于一些項(xiàng)目周期較長、專業(yè)性要求較高、個性化需求較為突出的經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目，哪怕項(xiàng)目標(biāo)的額偏小，也不宜采用網(wǎng)上比價的形式。一是因?yàn)槌擒壘W(wǎng)本身的設(shè)置，價格標(biāo)是從最低價法排序，無法選擇平均值法。二是因?yàn)榫W(wǎng)上比價較其他采購方式而言，只以資格審查為重，難以對競價單位進(jìn)行綜合評價。三是一部分供應(yīng)商通過城軌網(wǎng)競價，寧愿讓渡部分利潤，也要以更低的價格尋求項(xiàng)目成交的可能性。四是對比大公司與小公司，在經(jīng)營服務(wù)模塊方面，小公司更具有低成本的優(yōu)勢，從而更易在比價項(xiàng)目中成為中價供應(yīng)商。對于需求部門而言，更好的服務(wù)也許比更低的價格更重要，在網(wǎng)上比價的采購形式中，準(zhǔn)確把控資格門檻，合理限定業(yè)績范圍，才能更好地挑選出合適供應(yīng)商。

2.設(shè)置更具個性化的供應(yīng)商評價

在物資采購類項(xiàng)目中，服務(wù)內(nèi)容明確，評價維度固定，基本可以從采購貨物品質(zhì)、響應(yīng)送貨速度、售后服務(wù)評價、質(zhì)量保證期等模塊對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估打分。與之不同的是，經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目依其本身特點(diǎn)，無論是在招標(biāo)投標(biāo)現(xiàn)場評審環(huán)節(jié)還是在合同執(zhí)行階段的履約評價環(huán)節(jié)，其評價維度都沒有通用的模板。另外，在不同的經(jīng)營服務(wù)類項(xiàng)目之間，評估的角度也是完全不一樣的。若公司針對所有的供應(yīng)商都采用同一標(biāo)準(zhǔn)，不分具體情況都進(jìn)行考核，那么實(shí)際結(jié)果就反映不出供應(yīng)商的真實(shí)表現(xiàn)與公司期待之間的差距。這就要求項(xiàng)目經(jīng)理精準(zhǔn)把握需求核心，設(shè)置更有針對性的履約評價維度。一份準(zhǔn)確合理的評價表能夠幫助供應(yīng)商提升管理質(zhì)量，更好地服務(wù)項(xiàng)目，也能夠提升雙方后續(xù)項(xiàng)目的合作意愿，達(dá)成雙贏效果。

四、建立完整可行的供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)

建立運(yùn)營事業(yè)總部供應(yīng)商臺賬只是供應(yīng)商管理邁出的第一步，隨著未來幾年臺賬的同步更新，其能夠反映出來的信息也會更加豐富，更有價值。除了臺賬更新之外，在企業(yè)不斷成熟發(fā)展的過程中，總部建立一套完整的供應(yīng)商管理體系勢在必行，而其中，如何合理運(yùn)用供應(yīng)商庫是值得考慮的一種途徑。供應(yīng)商庫可以在項(xiàng)目采購前摸排潛在供應(yīng)商的基本情況，為資格設(shè)定和門檻要求提供依據(jù)，在合同執(zhí)行中記錄供應(yīng)商的履約情況，并且在項(xiàng)目結(jié)束后同步更新數(shù)據(jù)，為下一個項(xiàng)目提供參考，并建立企業(yè)自己的供應(yīng)商白名單、黑名單。

對合作過的供應(yīng)商進(jìn)行打分評價，并且對其中表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商篩選入庫，是企業(yè)采購戰(zhàn)略的重要工作內(nèi)容之一。從企業(yè)的角度講，能夠把握項(xiàng)目采購的主動權(quán)，整合已有的供應(yīng)商資源，提升項(xiàng)目采購質(zhì)量。從供應(yīng)商的角度講，擇優(yōu)入庫是在項(xiàng)目執(zhí)行中的獎勵，能夠進(jìn)入企業(yè)的合作供應(yīng)商庫，意味著后期將有更多的機(jī)會獲取新的項(xiàng)目，從而能夠拓展更大的合作市場。因此，供應(yīng)商往往會在現(xiàn)有的項(xiàng)目上投入更多的人力物力資源，以確保拿到優(yōu)異的分?jǐn)?shù)入選供應(yīng)商庫，那么對企業(yè)而言，也降低了現(xiàn)有項(xiàng)目管理成本。從長遠(yuǎn)的角度看，企業(yè)培育自己良好健康的供應(yīng)商合作市場，對于未來項(xiàng)目的執(zhí)行是有百利而無一害的，在項(xiàng)目合作的過程中，甲方同樣也應(yīng)該打造自己的口碑。

建立供應(yīng)商庫首要條件是企業(yè)應(yīng)該建立完整可行的供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)。這一套指標(biāo)需要做到分層級、多維度的綜合評價。在已經(jīng)建立了合作關(guān)系的供應(yīng)商中，企業(yè)應(yīng)該基于供應(yīng)商的現(xiàn)狀，分析并發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的獨(dú)特優(yōu)勢與其他問題，這樣才能從不同角度客觀評價不同供應(yīng)商之間的優(yōu)勢與劣勢。建立供應(yīng)商庫的重要訴求是對供應(yīng)商進(jìn)行項(xiàng)目資格準(zhǔn)入考察，只有收集分析供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、資金實(shí)力、生產(chǎn)能力、以往業(yè)績、項(xiàng)目表現(xiàn)、履約得分等各方面背景資料，才能在供應(yīng)商庫中快速挑選出合適的項(xiàng)目供應(yīng)商，那么這一套數(shù)據(jù)體系才能夠真正運(yùn)用起來。

評價標(biāo)準(zhǔn)的意義在于，不同的考核體系勢必會導(dǎo)出不同的供應(yīng)商排名，從而直接影響到項(xiàng)目執(zhí)行的效果。如何構(gòu)建一套科學(xué)且貼合企業(yè)實(shí)際的評價考核體系，是建立供應(yīng)商庫的核心要義。若盲目跟隨其他企業(yè)已有的評價方案，則會出現(xiàn)方枘圓鑿的尷尬局面，甚至?xí)驼麄€供應(yīng)商庫的使用質(zhì)量。因此，科學(xué)評價、合理使用是總部研究建立供應(yīng)商庫的大原則。

作者：王榕

作者單位：佛山市軌道交通發(fā)展有限公司

來源：《招標(biāo)采購管理》2022年第7期