運營事業(yè)總部供應商臺賬的建立與運用

# 標書制作 2022-12-27 13:16 來源：《招標采購管理》2022年第7期

本文基于佛山市軌道交通發(fā)展有限公司運營事業(yè)總部供應商臺賬管理現(xiàn)狀展開分析，探討如何通過分析供應商臺賬所提供的有價值信息為不同項目優(yōu)選合適的供應商，進而培養(yǎng)供應商管理思維，建立供應商管理和評價機制，提高企業(yè)管理水平。

一、總部供應商管理的現(xiàn)狀

穩(wěn)定優(yōu)質的供應商隊伍是軌道運營企業(yè)發(fā)展的重要支撐和保障。佛山市軌道交通發(fā)展有限公司運營事業(yè)總部招標和非招標項目數(shù)已經從2020年52個增長至2021年近百個，隨著后續(xù)更多新線的開通，這一數(shù)量將持續(xù)呈現(xiàn)增長趨勢。在運營事業(yè)總部逐步成長壯大的過程中，應積極建立起供應商企業(yè)信息庫，對潛在供應商進行選擇，同時注意收集供應商臺賬信息，逐步建立供應商管理和評價機制，這樣當整個運營線路成熟時才能更好利用已有的資源優(yōu)勢分析總部供應商市場的真實情況，對招標投標工作進行優(yōu)化，更好把握項目采購節(jié)奏。因此，建立總部供應商臺賬信息，對于提升企業(yè)管理水平、為未來企業(yè)采購提供關鍵輔助信息、夯實總部運營的穩(wěn)定基礎、營造健康良好的市場環(huán)境都有著積極作用。通過供應商臺賬分析現(xiàn)有的供應商管理情況，進而在臺賬的基礎上建立完整的供應商管理體系，是本課題研究的重要內容。

二、基于總部2021年供應商臺賬的一些分析

（一）2021年供應商市場總體情況

根據(jù)臺賬信息顯示，2021年總部招標和非招標項目總數(shù)有近百個，其中包括維修維護類、物資采購類、經營服務類、后勤服務類以及工程建設類五個項目大類。2021年各個項目參與報名的供應商總數(shù)在530多個，平均每個項目有5個左右的供應商參與競標，其中又以經營服務類和物資采購類供應商數(shù)量最多。

通過進一步分析可知，2021年總部供應商數(shù)量集中在經營服務類項目、物資采購類項目、后勤服務類項目，三者吸引到的供應商數(shù)量占到了全年總數(shù)的76%左右。而從供應商數(shù)占項目數(shù)的比值來看，經營服務類和維修維護類項目比值最大，意味著這兩種項目類型通常能夠在供應商市場引起積極反響，經營服務類項目在供應商市場表現(xiàn)尤為突出。與之相對的是，物資采購類項目的供應商數(shù)占項目數(shù)的比值最小，雖然項目數(shù)量多，供應商數(shù)量也多，但是平均到每一個項目能吸引的供應商數(shù)量并不及其他幾種項目類型。

（二）供應商市場具有明顯的本土特征

通過臺賬數(shù)據(jù)可知，在2021年全年各類型供應商中，公司注冊地在佛山市的有135家，注冊地在廣州市的有181家，注冊地在深圳的有49家，名列統(tǒng)計數(shù)據(jù)前三。在廣東省內的供應商數(shù)量有近430家，占到了總數(shù)的80%左右。由此可見，2021年總部招標投標項目吸引的供應商具有明顯的本土化特征。

從積極意義上講，本土供應商具有快速響應、直接溝通、熟知環(huán)境等優(yōu)勢，但是從另一方面來看，八成左右的供應商是廣東省內的，其余供應商也多集中在北京、成都、上海等大城市，總部項目對省外供應商輻射影響力并不夠。另外值得注意的是，注冊地在廣州市的供應商數(shù)量超過了佛山市，高出了1.34倍。這說明在廣佛同城互聯(lián)互通的大背景下，佛山市軌道交通項目開發(fā)有著同時吸引兩大城市優(yōu)質供應商的先天優(yōu)勢，并且隨著2號線的建設，市場反應將愈發(fā)熱烈，但是后續(xù)如何動員培育更多的本土供應商，如何將總部項目的吸引力擴展至省外，打造更加豐富的供應商儲備，依然是值得探索的課題。

（三）供應商應標項目多為一次性參與

在總共500多個供應商中，九成以上的供應商表現(xiàn)為參與單一項目。從項目類型上看，后勤服務類項目、經營服務類項目、工程建設類項目的供應商基本都是一次性響應，物資采購類項目與維修維護類項目有較多供應商參與過總部兩個以上項目的競標。

筆者認為這至少能夠說明以下三點，其一，物資采購類項目較之其他項目，除了特殊危險化學品的采購等，本身門檻并不高，因此，能夠吸引一些供應商持續(xù)關注；其二，物資采購類的供應商多為代理商而非制造商，只要其能夠拿到供貨渠道，對于總部的各類物資采購，同類型的供應商基本上都能夠供貨，只是價格高低不同而已。因此在諸如動力設備及配件類、票務設備類（點幣機、點票機等）、計量器具類（無線電、聲光等）打包采購等項目中同一供應商都能持續(xù)響應。其三，從總部的項目管理角度而言，筆者認為同一供應商不宜同時拿到多個采購項目。物資類項目通常在一年中有集中采購期，因而項目實施也幾乎是同時進行的，若同一供應商同時承擔了總部的多個項目，那么供應商平均分配在每個項目上的精力將相應減少，在人員協(xié)調和項目服務上很容易顧此失彼。

對于其他類型采購而言，在一年采購期中大部分供應商只響應一個項目，最直接原因是其他類型的項目通常具有較強的資質要求，例如提供危險廢棄物委外處理服務的供應商肯定做不了運營保險類的項目。但與此同時，一些具有相似性的項目也很少有供應商二次響應，比如平面廣告制作與文化創(chuàng)意產品制作。這一點反映出項目經理在進行潛在供應商調研時也要關注一些總部項目采購過的供應商，從而動員市場廣泛響應。

三、對招標投標階段如何優(yōu)選供應商的思考

（一）部分物資采購類項目優(yōu)先考慮樣品打分

例如總部員工制服類項目、特種防護用品項目、安全鞋勞保鞋項目等物資采購。首先，這類項目的標的額往往比較大，尤其現(xiàn)在，采購周期更長，標的額較之以前增長更多。其次，這類項目是總部數(shù)以千計的員工日常工作最貼身使用的物品，是最能直接反映出質量好壞、采購需求是否被滿足的。例如安全鞋的采購，市場競爭充分，且通常同時有代理商和制造商來競標，二者之間成本和質量存在一定差異。雖然需求書中參數(shù)已經十分細化，且有參考樣式和質量保證要求，但多數(shù)投標人在遞交投標文件階段，在沒有樣品參考的情況下，一般均直接復制總部需求書中的清單樣式并承諾完全響應，有的供應商并沒有仔細研讀需求書中的要求就直接復制粘貼響應。這樣現(xiàn)場評委并不能通過投標文件的清單響應辨識出各位投標人的優(yōu)劣。從各投標人文件中看都能滿足物資參數(shù)的情況下，這一維度的響應并沒有實質性意義。如果增加樣品打分，各個供應商提供的樣品能夠最直接地反映出其供貨質量好壞。當然在不足一個月的招標周期中，要完全滿足總部需求書中的參數(shù)造出樣品存在一定的困難，也可以考慮通過對主要參數(shù)進行打分，比如鞋類的鞋底防滑的樣式材質、鞋墊的防刺穿材質等局部樣品進行橫向對比，同時也可以考慮讓制造商帶上同類項目的鞋品作側面參考。如此一來在現(xiàn)場評標階段能有更多的維度來橫向比較響應人投標質量的優(yōu)劣。

（二）分化物資類項目的供應商的選擇框架

從2021年招標和非招標項目臺賬與2021年供應商臺賬分析可知，2021年物資采購類項目，200萬元以上的采用招標模式，標的額較小的則采用城軌網網上比價的方式，這是相關法規(guī)的要求，有利于對項目從嚴把控，也有利于招標投標模塊將更多精力集中在重要的大項目上。網上比價流程更簡易、采購周期更短、相較于公開招標而言門檻要求一般更低，有利于項目的分化控制，提高采購效率。另外還有電商采購模式，一般在項目銜接空檔或者需求緊急，其他采購方式不能適時滿足一線生產的情況下，進行及時的小規(guī)模的應急采購。筆者在此提出進一步分化物資采購模式的建議。

舉例而言，在化驗實驗室用品打包采購項目中，經過前期與需求部門的溝通，招標人明確了其中最重要的單項物資是離子色譜儀，它的標的額占了整個項目金額的一半有余，且對質量和精度要求都非常高，品牌型號直接決定了采購單品的好壞。但是從評標角度看，物資類項目的技術分最多35分，從不同維度打分之后，分給單項物資的分數(shù)最多不到七八分，而且根據(jù)《招標投標法》的規(guī)定，招標文件不得要求或者標明特定的生產供應者以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容，也不能限定物資采購的品牌與地區(qū)，這樣在現(xiàn)場評標中，品牌打分全憑幾位評委的專業(yè)意見，哪怕招標人事前已經知道了離子色譜儀的重要性，但是能做的也只有在打分條件上多給這個單項物資幾分，同時不能排除有的供應商直接放棄響應離子色譜儀的評分轉而投向價格競爭或者其他維度的競爭拿分，這樣在綜合打分的情況下各方便難分優(yōu)劣。從最后投標情況看，參與競標的單位有5家，其中3家響應的離子色譜儀是需求部門推薦品牌之中的，也就是說從采購的角度講，招標人有3/5的概率選擇到令需求部門滿意的品牌單品，整個采購項目具有很大的不確定性。

由此可見，在物資類項目的打包采購過程中，物資清單中幾百、幾千項物資都是具有不同程度的重要性，各個需求部門看重的物資也各有不同。比如離子色譜儀與普通試劑瓶的精度不可混為一談，比如防汛沙袋與專用滅火器對品牌的要求不可等量齊觀。但是將它們同時放在一個大類進行打包采購，招標投標模塊能控制的因素并不多，尤其在市場競爭充分的情況下更是如此。建議考慮將這些有特殊要求的物資單獨羅列出來，以分化供應商的選擇模式。在招標采購中，通常采用對關鍵的且單項金額較大的物資設定分項控制價等形式降低不平衡報價的可能性。能否再考慮利用其他的采購模式，比如限定需求品牌，只讓供應商進行價格競爭；或者在電商平臺對這類特殊物資另外進行打包采購；或者對響應大類項目的供應商單獨就特殊物資進行競價采購等。探討供應商分化選擇的模式，能夠更好地保證以一個合理低價采購到令需求部門滿意的物資。

（三）經營服務類項目的供應商管理

1.慎選網上比價采購形式

選擇供應商的核心是選擇標準與決策方法。對于一部分經營服務類的項目，采用網上比價的形式能夠提高效率，節(jié)約時間成本，是一種不錯的備選方式。但是對于一些項目周期較長、專業(yè)性要求較高、個性化需求較為突出的經營服務類項目，哪怕項目標的額偏小，也不宜采用網上比價的形式。一是因為城軌網本身的設置，價格標是從最低價法排序，無法選擇平均值法。二是因為網上比價較其他采購方式而言，只以資格審查為重，難以對競價單位進行綜合評價。三是一部分供應商通過城軌網競價，寧愿讓渡部分利潤，也要以更低的價格尋求項目成交的可能性。四是對比大公司與小公司，在經營服務模塊方面，小公司更具有低成本的優(yōu)勢，從而更易在比價項目中成為中價供應商。對于需求部門而言，更好的服務也許比更低的價格更重要，在網上比價的采購形式中，準確把控資格門檻，合理限定業(yè)績范圍，才能更好地挑選出合適供應商。

2.設置更具個性化的供應商評價

在物資采購類項目中，服務內容明確，評價維度固定，基本可以從采購貨物品質、響應送貨速度、售后服務評價、質量保證期等模塊對供應商進行綜合評估打分。與之不同的是，經營服務類項目依其本身特點，無論是在招標投標現(xiàn)場評審環(huán)節(jié)還是在合同執(zhí)行階段的履約評價環(huán)節(jié)，其評價維度都沒有通用的模板。另外，在不同的經營服務類項目之間，評估的角度也是完全不一樣的。若公司針對所有的供應商都采用同一標準，不分具體情況都進行考核，那么實際結果就反映不出供應商的真實表現(xiàn)與公司期待之間的差距。這就要求項目經理精準把握需求核心，設置更有針對性的履約評價維度。一份準確合理的評價表能夠幫助供應商提升管理質量，更好地服務項目，也能夠提升雙方后續(xù)項目的合作意愿，達成雙贏效果。

四、建立完整可行的供應商評價標準

建立運營事業(yè)總部供應商臺賬只是供應商管理邁出的第一步，隨著未來幾年臺賬的同步更新，其能夠反映出來的信息也會更加豐富，更有價值。除了臺賬更新之外，在企業(yè)不斷成熟發(fā)展的過程中，總部建立一套完整的供應商管理體系勢在必行，而其中，如何合理運用供應商庫是值得考慮的一種途徑。供應商庫可以在項目采購前摸排潛在供應商的基本情況，為資格設定和門檻要求提供依據(jù)，在合同執(zhí)行中記錄供應商的履約情況，并且在項目結束后同步更新數(shù)據(jù)，為下一個項目提供參考，并建立企業(yè)自己的供應商白名單、黑名單。

對合作過的供應商進行打分評價，并且對其中表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商篩選入庫，是企業(yè)采購戰(zhàn)略的重要工作內容之一。從企業(yè)的角度講，能夠把握項目采購的主動權，整合已有的供應商資源，提升項目采購質量。從供應商的角度講，擇優(yōu)入庫是在項目執(zhí)行中的獎勵，能夠進入企業(yè)的合作供應商庫，意味著后期將有更多的機會獲取新的項目，從而能夠拓展更大的合作市場。因此，供應商往往會在現(xiàn)有的項目上投入更多的人力物力資源，以確保拿到優(yōu)異的分數(shù)入選供應商庫，那么對企業(yè)而言，也降低了現(xiàn)有項目管理成本。從長遠的角度看，企業(yè)培育自己良好健康的供應商合作市場，對于未來項目的執(zhí)行是有百利而無一害的，在項目合作的過程中，甲方同樣也應該打造自己的口碑。

建立供應商庫首要條件是企業(yè)應該建立完整可行的供應商評價標準。這一套指標需要做到分層級、多維度的綜合評價。在已經建立了合作關系的供應商中，企業(yè)應該基于供應商的現(xiàn)狀，分析并發(fā)現(xiàn)供應商存在的獨特優(yōu)勢與其他問題，這樣才能從不同角度客觀評價不同供應商之間的優(yōu)勢與劣勢。建立供應商庫的重要訴求是對供應商進行項目資格準入考察，只有收集分析供應商的供貨質量、資金實力、生產能力、以往業(yè)績、項目表現(xiàn)、履約得分等各方面背景資料，才能在供應商庫中快速挑選出合適的項目供應商，那么這一套數(shù)據(jù)體系才能夠真正運用起來。

評價標準的意義在于，不同的考核體系勢必會導出不同的供應商排名，從而直接影響到項目執(zhí)行的效果。如何構建一套科學且貼合企業(yè)實際的評價考核體系，是建立供應商庫的核心要義。若盲目跟隨其他企業(yè)已有的評價方案，則會出現(xiàn)方枘圓鑿的尷尬局面，甚至會拉低整個供應商庫的使用質量。因此，科學評價、合理使用是總部研究建立供應商庫的大原則。

作者：王榕

作者單位：佛山市軌道交通發(fā)展有限公司

來源：《招標采購管理》2022年第7期