施工單位函件書寫技巧

# 工程造價 2021-09-07 14:41 來源：

一、擬發(fā)函件的簡單分類

(一) 函件與協(xié)議的區(qū)別

向?qū)Ψ奖硎瞿硞€事實或表達某個觀點的，都可以稱之為函件。如工作聯(lián)系函、通知、回函、簽證單、索賠函等等。函件的特點是單方面的意見，協(xié)議或者合同是多方當事人就某些問題達成一致。函件可以構(gòu)成協(xié)議，如我方向?qū)Ψ教岢瞿硞€建議或申請，對方回函表示同意；如果我方向?qū)Ψ教岢瞿硞€建議或申請，對方回函給予新的金額，則我方享有選擇權(quán)，即選擇同意對方的意見或不同意對方意見。

施工單位函件書寫技巧

(二) 經(jīng)常書寫函件分類

我們經(jīng)常書寫的函件，主要有兩種作用：一是信息傳遞作用，相對方閱讀我們函件能夠?qū)ξ覀兊男袨楸硎纠斫?，對我們的主張表示認可，即函件的作用在于說服對方。二是起到證據(jù)作用，因為建設(shè)工程施工合同會約定有大量的逾期失權(quán)條款和告知、提醒義務(wù)的條款，如索賠的逾期失權(quán)、甲供材交付的告知義務(wù)、設(shè)計缺陷的告知義務(wù)、業(yè)主指令無法執(zhí)行的告知義務(wù)等等，這些函件的發(fā)送目的并非要說服對方，而是證明承包商已經(jīng)履行了合同中的某些義務(wù)或手續(xù)要求，以保留將來和業(yè)主進一步討論是非的權(quán)利。

二、函件書寫的個人體會

函件起草者在書寫函件之前首先要搞清楚函件目的是什么，是起到證據(jù)作用還是信息傳遞作用？證據(jù)作用與信息傳遞兩者之間最本質(zhì)的區(qū)別是證據(jù)作用的函件是暫時不解決矛盾、不引起沖突，即矛盾后移；而信息傳遞作用的函件不是矛盾后移而是在當下就要有誰是誰非的結(jié)論。對于不同函件如何書寫呢？

(一) 起到證據(jù)作用的函件

函件中應(yīng)寫明發(fā)函人主張過的內(nèi)容，其他方面則是點到即可。

例如，施工合同約定因業(yè)主原因發(fā)生停窩工的，承包商應(yīng)當在14天內(nèi)向業(yè)主提出工期索賠和費用索賠，逾期未提出的視為事件對工期和價款沒有影響。當真的發(fā)生停窩工事件時，承包方會很糾結(jié)，如果不發(fā)索賠函，按照合同便失去了索賠權(quán)利，失去索賠權(quán)的結(jié)果并非單純失去索賠權(quán)，還包括如果不能在合同約定工期內(nèi)完成施工需要向業(yè)主承擔工期違約責任。如果發(fā)函了，則有可能惡化項目經(jīng)理與業(yè)主代表的關(guān)系，特別是有的項目工期非常緊張，如果業(yè)主收到承包方工期延長的報告則有可能非常惱火。那么這種函件在書寫時，應(yīng)當點到即可。首先，函件的題目應(yīng)避免“索賠”等刺激對方的字詞，而是改為“請示”、“請求”、“匯報”等相對謙恭的字眼；其次，函中僅寫明因為某事對工期造成什么影響且增加成本等等即可，而不是強調(diào)因為某事項目合同工期必須延長多少天、業(yè)主必須賠償多少錢等。最后，有時候為了降低業(yè)主惡感，上述類似的工期延長、損失賠償?shù)暮紱]有必要單獨成為一個函件，完全可以和其他內(nèi)容合并成一個函件，在闡述其他內(nèi)容的函件中順便提及索賠事宜。

(二) 信息傳遞作用的函件

信息傳遞分為一般信息傳遞和重大信息傳遞。一般信息傳遞，主要是一些正常的工作交流。重要信息傳遞，其實是通過說理讓對方接受己方觀點，之所以他要說服對方是因為雙方爭議很大，之所以要必須說服對方是因為如果對方不接受我方觀點則我方損失會很大。所以，說服對方是一個很大的策劃，而往來函件與商務(wù)談判共同構(gòu)成商業(yè)交易的磋商環(huán)節(jié)。因此，在函件發(fā)出之前首先應(yīng)進行策劃先做什么后做什么，也就是打組合拳而不是走一步看一步。在策劃過程中一般要考慮以下幾點：

1. 我方目標是什么？

2. 對方對我方目標的接受度？

3. 達到目標的理論依據(jù)是什么？

4. 如果對方不接受目標我方的后續(xù)手段是什么？

5. 如果我們實施了后續(xù)手段對方的反制措施是什么？

6. 我們?nèi)绾蝸砘鈱Ψ降姆粗拼胧?/p>

用一個簡單案例做具體說明。例如某項目合同價格低，由于施工過程中材料價格上漲、工期延長等，導致虧損五千萬元，承包商希望業(yè)主承擔五千萬元損失。如此高金額的索賠業(yè)主一般都不會同意，所以承包商只是單純地向業(yè)主闡述請求業(yè)主合同外支付五千萬元是沒有作用的。所以必須先進行策劃后具體開展。具體為：

1. 我們的目標是業(yè)主合同外增加結(jié)算五千萬元。雖然目標是五千萬元，但是不可能向業(yè)主說因為承包商報價低所以業(yè)主補償五千萬元。而是依據(jù)合同、依據(jù)事實歸納出一個“體面”的理由請求業(yè)主支付五千萬元。如停窩工補償、改變合同約定的調(diào)差條款增加承包商價款、以簽證或認價的方式增加價款五千萬元。當然，從將來“談價還價”的角度考慮，訴求金額必須高于五千萬元。

2. 當承包商提出主張后，業(yè)主項目公司肯定不認同承包商索賠。因為項目公司根本沒有權(quán)利確認如此高的索賠金額，而且一旦認同了承包商索賠，就意味著業(yè)主需要增加投資，業(yè)主項目公司管理人員可能要承擔管理責任，再加上承包商的大部分訴求本身也缺乏合同依據(jù)和事實依據(jù)，造成承包商的上述索賠訴求很難得到業(yè)主的認可。

3. 找到承包商訴求的理論依據(jù)。承包商只有找到支撐訴求的依據(jù)才能占領(lǐng)談判的道德制高點。例如，因業(yè)主原因工期延長造成降效、因業(yè)主原因工期延后價格上漲、實際施工與工程量清單項目特征不符應(yīng)當重新批價等等。

4. 如果業(yè)主不接受承包商的索賠要求，承包商還有什么后續(xù)手段？業(yè)主不接受承包商的索賠訴求無外乎兩點原因，要么承包商的索賠理由不充分，要么承包商缺少對業(yè)主的制約手段，筆者認為后者居于更重要的地位。因此索賠策劃必須考慮后續(xù)手段。承包商能夠考慮的后續(xù)措施主要是停工、解約。如果停工要考慮全面停工或局部停工，停自施部分還是停非自施部分；如果解約要考慮未施工部分的盈虧。但是不管停工還是解約，承包商均應(yīng)當符合合同約定和法律規(guī)定，禁止違法停工、違法解約。

5. 當承包商向業(yè)主提出停工解約，業(yè)主的反制措施一般包括五點：一是停止支付工程款；二是向承包商發(fā)律師函；三是向承包商上級單位投訴；四是運作地方政府以維穩(wěn)的名義對承包商施壓；五是威脅沒收銀行保函。承包商需要提前對業(yè)主的反制措施進行預判，并做好準備工作。

6. 如何避免我們的違約責任，主要是工期責任；提前與領(lǐng)導進行溝通匯報，促使領(lǐng)導理解項目做法。

只有策劃工作做得好，函件才能寫得好。沒有策劃的函件就如同無頭蒼蠅，是不可能得到預定效果的。

三、其他需要注意的事項

(一) 若非必要、少發(fā)函件。如上文所述，單方發(fā)出的函件只是代表發(fā)函人的觀點，在更多的情況下自己發(fā)出的函件能作為對方的證據(jù)。

(二) 函件之中少些客套話。如“在···幫助關(guān)心下”、“取得很大成績”、“順頌商祺”等等。筆者曾處理一起居間合同用糾紛，居間人實際上對承包商獲取項目沒有任何貢獻，但是由于承包商在一封給居間人的電子郵件中寫了“在貴司大力幫助下”的詞句，被法院認定居間人起到居間作用。

(三) 言之有理。數(shù)字是經(jīng)過計算出來，說理要有依據(jù)。如上文所述，函件是可以被對方用作證據(jù)的，所以函件的內(nèi)容要經(jīng)得起推敲。函件闡述的觀點，首先盡量從合同中找依據(jù)，合同依據(jù)不足的找法律依據(jù)，法律依據(jù)仍然不足的找招投標文件規(guī)定，總之要有依據(jù)。向?qū)Ψ街鲝埖慕痤~要通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行計算，在現(xiàn)行建設(shè)工程的計價體系中，除了價格調(diào)差可以在合同中約定明確的公式外，其他關(guān)于索賠、認價基本沒有計算方式，甚至變更簽證的計價方式也爭議很大，因此承包商訴求金額的計算方式是開放式的，但承包商要遵循的底線是“自圓其說”。

(四) 不卑不亢。重點在于“不亢”，少用攻擊性言語；函件的力量在于說理而不在于文字的恐嚇，過多的文字恐嚇只能讓承發(fā)包雙方失去相互信任，卻解決不了任何爭議。

(五) 多頁加蓋騎縫章。避免換頁嫌疑。

(六) 注意簽收。發(fā)文要有對方簽收，收文要有收文記錄，重要資料辦理雙方交接。