一、擬發(fā)函件的簡(jiǎn)單分類(lèi)
(一) 函件與協(xié)議的區(qū)別
向?qū)Ψ奖硎瞿硞€(gè)事實(shí)或表達(dá)某個(gè)觀點(diǎn)的，都可以稱(chēng)之為函件。如工作聯(lián)系函、通知、回函、簽證單、索賠函等等。函件的特點(diǎn)是單方面的意見(jiàn)，協(xié)議或者合同是多方當(dāng)事人就某些問(wèn)題達(dá)成一致。函件可以構(gòu)成協(xié)議，如我方向?qū)Ψ教岢瞿硞€(gè)建議或申請(qǐng)，對(duì)方回函表示同意；如果我方向?qū)Ψ教岢瞿硞€(gè)建議或申請(qǐng)，對(duì)方回函給予新的金額，則我方享有選擇權(quán)，即選擇同意對(duì)方的意見(jiàn)或不同意對(duì)方意見(jiàn)。
(二) 經(jīng)常書(shū)寫(xiě)函件分類(lèi)
我們經(jīng)常書(shū)寫(xiě)的函件，主要有兩種作用：一是信息傳遞作用，相對(duì)方閱讀我們函件能夠?qū)ξ覀兊男袨楸硎纠斫?，?duì)我們的主張表示認(rèn)可，即函件的作用在于說(shuō)服對(duì)方。二是起到證據(jù)作用，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程施工合同會(huì)約定有大量的逾期失權(quán)條款和告知、提醒義務(wù)的條款，如索賠的逾期失權(quán)、甲供材交付的告知義務(wù)、設(shè)計(jì)缺陷的告知義務(wù)、業(yè)主指令無(wú)法執(zhí)行的告知義務(wù)等等，這些函件的發(fā)送目的并非要說(shuō)服對(duì)方，而是證明承包商已經(jīng)履行了合同中的某些義務(wù)或手續(xù)要求，以保留將來(lái)和業(yè)主進(jìn)一步討論是非的權(quán)利。
二、函件書(shū)寫(xiě)的個(gè)人體會(huì)
函件起草者在書(shū)寫(xiě)函件之前首先要搞清楚函件目的是什么，是起到證據(jù)作用還是信息傳遞作用？證據(jù)作用與信息傳遞兩者之間最本質(zhì)的區(qū)別是證據(jù)作用的函件是暫時(shí)不解決矛盾、不引起沖突，即矛盾后移；而信息傳遞作用的函件不是矛盾后移而是在當(dāng)下就要有誰(shuí)是誰(shuí)非的結(jié)論。對(duì)于不同函件如何書(shū)寫(xiě)呢？
(一) 起到證據(jù)作用的函件
函件中應(yīng)寫(xiě)明發(fā)函人主張過(guò)的內(nèi)容，其他方面則是點(diǎn)到即可。
例如，施工合同約定因業(yè)主原因發(fā)生停窩工的，承包商應(yīng)當(dāng)在14天內(nèi)向業(yè)主提出工期索賠和費(fèi)用索賠，逾期未提出的視為事件對(duì)工期和價(jià)款沒(méi)有影響。當(dāng)真的發(fā)生停窩工事件時(shí)，承包方會(huì)很糾結(jié)，如果不發(fā)索賠函，按照合同便失去了索賠權(quán)利，失去索賠權(quán)的結(jié)果并非單純失去索賠權(quán)，還包括如果不能在合同約定工期內(nèi)完成施工需要向業(yè)主承擔(dān)工期違約責(zé)任。如果發(fā)函了，則有可能惡化項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)主代表的關(guān)系，特別是有的項(xiàng)目工期非常緊張，如果業(yè)主收到承包方工期延長(zhǎng)的報(bào)告則有可能非常惱火。那么這種函件在書(shū)寫(xiě)時(shí)，應(yīng)當(dāng)點(diǎn)到即可。首先，函件的題目應(yīng)避免“索賠”等刺激對(duì)方的字詞，而是改為“請(qǐng)示”、“請(qǐng)求”、“匯報(bào)”等相對(duì)謙恭的字眼；其次，函中僅寫(xiě)明因?yàn)槟呈聦?duì)工期造成什么影響且增加成本等等即可，而不是強(qiáng)調(diào)因?yàn)槟呈马?xiàng)目合同工期必須延長(zhǎng)多少天、業(yè)主必須賠償多少錢(qián)等。最后，有時(shí)候?yàn)榱私档蜆I(yè)主惡感，上述類(lèi)似的工期延長(zhǎng)、損失賠償?shù)暮紱](méi)有必要單獨(dú)成為一個(gè)函件，完全可以和其他內(nèi)容合并成一個(gè)函件，在闡述其他內(nèi)容的函件中順便提及索賠事宜。
(二) 信息傳遞作用的函件
信息傳遞分為一般信息傳遞和重大信息傳遞。一般信息傳遞，主要是一些正常的工作交流。重要信息傳遞，其實(shí)是通過(guò)說(shuō)理讓對(duì)方接受己方觀點(diǎn)，之所以他要說(shuō)服對(duì)方是因?yàn)殡p方爭(zhēng)議很大，之所以要必須說(shuō)服對(duì)方是因?yàn)槿绻麑?duì)方不接受我方觀點(diǎn)則我方損失會(huì)很大。所以，說(shuō)服對(duì)方是一個(gè)很大的策劃，而往來(lái)函件與商務(wù)談判共同構(gòu)成商業(yè)交易的磋商環(huán)節(jié)。因此，在函件發(fā)出之前首先應(yīng)進(jìn)行策劃先做什么后做什么，也就是打組合拳而不是走一步看一步。在策劃過(guò)程中一般要考慮以下幾點(diǎn)：
1. 我方目標(biāo)是什么？
2. 對(duì)方對(duì)我方目標(biāo)的接受度？
3. 達(dá)到目標(biāo)的理論依據(jù)是什么？
4. 如果對(duì)方不接受目標(biāo)我方的后續(xù)手段是什么？
5. 如果我們實(shí)施了后續(xù)手段對(duì)方的反制措施是什么？
6. 我們?nèi)绾蝸?lái)化解對(duì)方的反制措施？
用一個(gè)簡(jiǎn)單案例做具體說(shuō)明。例如某項(xiàng)目合同價(jià)格低，由于施工過(guò)程中材料價(jià)格上漲、工期延長(zhǎng)等，導(dǎo)致虧損五千萬(wàn)元，承包商希望業(yè)主承擔(dān)五千萬(wàn)元損失。如此高金額的索賠業(yè)主一般都不會(huì)同意，所以承包商只是單純地向業(yè)主闡述請(qǐng)求業(yè)主合同外支付五千萬(wàn)元是沒(méi)有作用的。所以必須先進(jìn)行策劃后具體開(kāi)展。具體為：
1. 我們的目標(biāo)是業(yè)主合同外增加結(jié)算五千萬(wàn)元。雖然目標(biāo)是五千萬(wàn)元，但是不可能向業(yè)主說(shuō)因?yàn)槌邪虉?bào)價(jià)低所以業(yè)主補(bǔ)償五千萬(wàn)元。而是依據(jù)合同、依據(jù)事實(shí)歸納出一個(gè)“體面”的理由請(qǐng)求業(yè)主支付五千萬(wàn)元。如停窩工補(bǔ)償、改變合同約定的調(diào)差條款增加承包商價(jià)款、以簽證或認(rèn)價(jià)的方式增加價(jià)款五千萬(wàn)元。當(dāng)然，從將來(lái)“談價(jià)還價(jià)”的角度考慮，訴求金額必須高于五千萬(wàn)元。
2. 當(dāng)承包商提出主張后，業(yè)主項(xiàng)目公司肯定不認(rèn)同承包商索賠。因?yàn)轫?xiàng)目公司根本沒(méi)有權(quán)利確認(rèn)如此高的索賠金額，而且一旦認(rèn)同了承包商索賠，就意味著業(yè)主需要增加投資，業(yè)主項(xiàng)目公司管理人員可能要承擔(dān)管理責(zé)任，再加上承包商的大部分訴求本身也缺乏合同依據(jù)和事實(shí)依據(jù)，造成承包商的上述索賠訴求很難得到業(yè)主的認(rèn)可。
3. 找到承包商訴求的理論依據(jù)。承包商只有找到支撐訴求的依據(jù)才能占領(lǐng)談判的道德制高點(diǎn)。例如，因業(yè)主原因工期延長(zhǎng)造成降效、因業(yè)主原因工期延后價(jià)格上漲、實(shí)際施工與工程量清單項(xiàng)目特征不符應(yīng)當(dāng)重新批價(jià)等等。
4. 如果業(yè)主不接受承包商的索賠要求，承包商還有什么后續(xù)手段？業(yè)主不接受承包商的索賠訴求無(wú)外乎兩點(diǎn)原因，要么承包商的索賠理由不充分，要么承包商缺少對(duì)業(yè)主的制約手段，筆者認(rèn)為后者居于更重要的地位。因此索賠策劃必須考慮后續(xù)手段。承包商能夠考慮的后續(xù)措施主要是停工、解約。如果停工要考慮全面停工或局部停工，停自施部分還是停非自施部分；如果解約要考慮未施工部分的盈虧。但是不管停工還是解約，承包商均應(yīng)當(dāng)符合合同約定和法律規(guī)定，禁止違法停工、違法解約。
5. 當(dāng)承包商向業(yè)主提出停工解約，業(yè)主的反制措施一般包括五點(diǎn)：一是停止支付工程款；二是向承包商發(fā)律師函；三是向承包商上級(jí)單位投訴；四是運(yùn)作地方政府以維穩(wěn)的名義對(duì)承包商施壓；五是威脅沒(méi)收銀行保函。承包商需要提前對(duì)業(yè)主的反制措施進(jìn)行預(yù)判，并做好準(zhǔn)備工作。
6. 如何避免我們的違約責(zé)任，主要是工期責(zé)任；提前與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通匯報(bào)，促使領(lǐng)導(dǎo)理解項(xiàng)目做法。
只有策劃工作做得好，函件才能寫(xiě)得好。沒(méi)有策劃的函件就如同無(wú)頭蒼蠅，是不可能得到預(yù)定效果的。
三、其他需要注意的事項(xiàng)
(一) 若非必要、少發(fā)函件。如上文所述，單方發(fā)出的函件只是代表發(fā)函人的觀點(diǎn)，在更多的情況下自己發(fā)出的函件能作為對(duì)方的證據(jù)。
(二) 函件之中少些客套話(huà)。如“在···幫助關(guān)心下”、“取得很大成績(jī)”、“順頌商祺”等等。筆者曾處理一起居間合同用糾紛，居間人實(shí)際上對(duì)承包商獲取項(xiàng)目沒(méi)有任何貢獻(xiàn)，但是由于承包商在一封給居間人的電子郵件中寫(xiě)了“在貴司大力幫助下”的詞句，被法院認(rèn)定居間人起到居間作用。
(三) 言之有理。數(shù)字是經(jīng)過(guò)計(jì)算出來(lái)，說(shuō)理要有依據(jù)。如上文所述，函件是可以被對(duì)方用作證據(jù)的，所以函件的內(nèi)容要經(jīng)得起推敲。函件闡述的觀點(diǎn)，首先盡量從合同中找依據(jù)，合同依據(jù)不足的找法律依據(jù)，法律依據(jù)仍然不足的找招投標(biāo)文件規(guī)定，總之要有依據(jù)。向?qū)Ψ街鲝埖慕痤~要通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，在現(xiàn)行建設(shè)工程的計(jì)價(jià)體系中，除了價(jià)格調(diào)差可以在合同中約定明確的公式外，其他關(guān)于索賠、認(rèn)價(jià)基本沒(méi)有計(jì)算方式，甚至變更簽證的計(jì)價(jià)方式也爭(zhēng)議很大，因此承包商訴求金額的計(jì)算方式是開(kāi)放式的，但承包商要遵循的底線是“自圓其說(shuō)”。
(四) 不卑不亢。重點(diǎn)在于“不亢”，少用攻擊性言語(yǔ)；函件的力量在于說(shuō)理而不在于文字的恐嚇，過(guò)多的文字恐嚇只能讓承發(fā)包雙方失去相互信任，卻解決不了任何爭(zhēng)議。
(五) 多頁(yè)加蓋騎縫章。避免換頁(yè)嫌疑。
(六) 注意簽收。發(fā)文要有對(duì)方簽收，收文要有收文記錄，重要資料辦理雙方交接。
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