物資采購審計(jì)六要素

（1）審“該不該買”，即對(duì)采購計(jì)劃的審查。

要審查采購計(jì)劃是否進(jìn)行可行性論證（特別是金額較大的采購項(xiàng)目），采購計(jì)劃不合理，會(huì)影響企業(yè)的預(yù)期效益，甚至?xí)斐少Y源浪費(fèi)。另外還要審查采購計(jì)劃是否履行了相關(guān)審批手續(xù)，資金是否落實(shí)，有沒有對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行過市場(chǎng)調(diào)研等。對(duì)那些通過市場(chǎng)調(diào)研無法獲得價(jià)格信息的，則應(yīng)根據(jù)采購物的成本組成內(nèi)容，采取一定的方法進(jìn)行合理測(cè)算，作為確定采購價(jià)格的依據(jù)。

（2）審“何時(shí)買”，即對(duì)采購時(shí)間的審查。

要充分發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有關(guān)部門提出的采購計(jì)劃，進(jìn)行合并、分類，能集中采購的絕不零星采購。另外，如果采購時(shí)間選擇不當(dāng)，將會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或增加企業(yè)的倉儲(chǔ)成本。

（3）審“怎么買”，即對(duì)采購方式的審查。

采購方式可以采取公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、詢價(jià)等，每種方式各有特點(diǎn)，采取哪種方式要根據(jù)具體情況靈活掌握，以獲得合理的采購價(jià)格。這就需要在審計(jì)時(shí)，較多地運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)來具體分析判斷，避免在選擇采購方式過程中受人情關(guān)系、私心雜念影響。采購方式選擇得當(dāng)，不但可以加快采購速度，而且還可以節(jié)約投資，減少不必要的人力和物力消耗。

（4）審“買誰的”，即對(duì)供應(yīng)商和開標(biāo)過程的審查。

在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考查了解的基礎(chǔ)上，對(duì)供應(yīng)商的選擇要制定一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，將那些信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商招進(jìn)來，將不符合我們要求的剔出去，以保證支付合理價(jià)格的同時(shí)，獲得較好的質(zhì)量，要特別注意不要讓一些人情關(guān)系左右審查標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)開標(biāo)過程進(jìn)行審查主要是為了禁止開標(biāo)過程中的“暗箱”操作，以維護(hù)公開、公平、公正競(jìng)爭(zhēng)原則。審計(jì)監(jiān)督時(shí)，應(yīng)特別注意對(duì)招標(biāo)文件和評(píng)議標(biāo)準(zhǔn)的審查，看有無漏項(xiàng)問題，有無表達(dá)不清和不合理的問題，有無責(zé)任不清問題，有無與國(guó)家法規(guī)、政策不一致的問題，還應(yīng)該注意有無招標(biāo)者內(nèi)定中標(biāo)者或向投標(biāo)者泄露標(biāo)底，評(píng)標(biāo)過程中有無不公平、不公正、不合理問題等違規(guī)行為。開標(biāo)過程中存在的問題將會(huì)改變招標(biāo)采購的意義，應(yīng)予以高度重視。

（5）審“合同”，即在正式簽訂合同前，對(duì)采購合同草本的合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行審查，它是內(nèi)部審計(jì)的重要的環(huán)節(jié)。

合同是獲得合理采購價(jià)格的法律保障，對(duì)其審查的主要內(nèi)容有：審查采購合同標(biāo)的物是否明確，內(nèi)容是否合法，是否符合國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)；審查采購合同的各種數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，控制采購合同供貨數(shù)與期限，減少貨物庫存量和資金占用額，以加速資金周轉(zhuǎn)；明確雙方的違約責(zé)任，提高采購合同的約束力和嚴(yán)肅性，以保證及提高合同履約率；審查雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對(duì)等性，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件、技術(shù)要求、驗(yàn)收方法、付款方式與期限、運(yùn)輸中的責(zé)任、售后服務(wù)及質(zhì)保期限有關(guān)約定等都要明確具體；審查雙方意見表達(dá)是否明確，有無意思理解上的偏差，合同中有無含糊不清、模棱兩可的措辭。

（6）審“驗(yàn)收和結(jié)算”，即對(duì)采購標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量是否符合采購合同的要求，與采購商的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定，該保留質(zhì)量保證金的項(xiàng)目是否按規(guī)定保留了等等。

這是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié)，它也關(guān)系到采購活動(dòng)的成敗。即使以上環(huán)節(jié)，無懈可擊，如果驗(yàn)收手續(xù)不嚴(yán)格，也有可能導(dǎo)致采購活動(dòng)的失敗，給企業(yè)帶來損失。有的供應(yīng)商，以合理的價(jià)格，取得供應(yīng)權(quán)后，在供貨時(shí)采用偷工減料，以次充好，降低軟、硬件的配置水平，降低服務(wù)質(zhì)量等手段，以牟取不正當(dāng)?shù)睦?，從而損害企業(yè)利益。所以應(yīng)嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，對(duì)于重要的采購活動(dòng)，審計(jì)人員應(yīng)親自參與；對(duì)于專業(yè)性很強(qiáng)的采購活動(dòng)，還可以繼續(xù)聘請(qǐng)參與采購工作的專家來驗(yàn)收，從而保證質(zhì)價(jià)相符和采購活動(dòng)的成功。

物資采購內(nèi)部控制調(diào)查表

01、物資采購控制環(huán)境問題調(diào)查

1．管理部門是否認(rèn)為健全的內(nèi)部控制能促成物資采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)？

2．組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是否有利于物資采購各部門職責(zé)的明確劃分和協(xié)調(diào)運(yùn)行？

3．有無物資采購程序、手冊(cè)和詳細(xì)的崗位說明書？

4．物資采購涉及到的所有員工是否清楚自己所要履行的崗位職責(zé)和必須遵循的政策與程序？

5．物資采購政策及其變化是否及時(shí)向相關(guān)員工進(jìn)行了傳達(dá)？

6．管理部門是否定期向員工說明道德行為的重要性？

7．是否制定了書面的道德政策并使員工了解了這些政策？

8．有無制定不合理的采購目標(biāo)與高業(yè)績(jī)掛鉤的獎(jiǎng)勵(lì)誘使員工舞弊？

9．員工的素質(zhì)與其從事的物資采購業(yè)務(wù)是否相稱？

10．有無對(duì)員工進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)？

02、物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理問題調(diào)查

1．是否有適當(dāng)層次的管理部門參與了對(duì)物資采購風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估？

2．有無識(shí)別物資采購風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)辦法？

3．物資采購風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別是否全面？

4．是否對(duì)物資采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了評(píng)估？

5．是否有物資采購風(fēng)險(xiǎn)的防范和化解措施？

6．是否有識(shí)別人事、控制程序變化并作出相應(yīng)反應(yīng)的機(jī)制？

7．有無防止物資積壓或短缺的有效辦法？

8．物資安全庫存量的確定是否合理？有無進(jìn)一步降低的可能？

03、物資采購控制活動(dòng)問題調(diào)查

1．所有物資采購是否以合法經(jīng)營(yíng)需求或目的為依據(jù)？

2．物資采購是否經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)？

3．是否以最具成本效益的方式取得物資？

4．是否對(duì)物資采購實(shí)施合同控制？

5．是否對(duì)物資采購不相容職務(wù)執(zhí)行了分離？

6．是否對(duì)承擔(dān)采購職責(zé)的員工進(jìn)行定期輪崗？

7．大宗物資采購是否實(shí)行招標(biāo)控制？

8．供貨商選擇是否做了充分的調(diào)查并持續(xù)監(jiān)督供貨商業(yè)績(jī)？

9．采購物資的價(jià)格確定是否合理？

10．有無健全的物資價(jià)格信息控制措施，包括物價(jià)信息收集、分類、加工、比較的程序控制，信息的質(zhì)量要求，信息資料的歸檔保管等？

11．是否對(duì)到貨物資由獨(dú)立部門組織認(rèn)真驗(yàn)收？

12．對(duì)驗(yàn)收不合格的采購物資是否及時(shí)查明原因落實(shí)責(zé)任？

13．是否對(duì)物資采購進(jìn)行了永續(xù)盤存記錄？

14．在缺乏永續(xù)盤存記錄時(shí)，是否存在補(bǔ)償控制措施？

15．物資采購是否實(shí)施了ABC分類管理法？

16．是否對(duì)物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)？

17．是否在有關(guān)物資采購票證審核一致、無誤的基礎(chǔ)上確認(rèn)應(yīng)付賬款負(fù)債？

18．是否定期發(fā)送供貨商對(duì)賬單？

19．有無物資接觸和記錄使用控制措施？

20．對(duì)物資采購是否采取了健全的憑證和記錄控制？

21．是否有針對(duì)計(jì)算機(jī)環(huán)境下物資采購信息處理的安全控制標(biāo)準(zhǔn)和措施？

04、物資采購信息與溝通問題調(diào)查

1．管理部門是否鼓勵(lì)涉及物資采購的所有各方交流信息？組織內(nèi)部信息渠道是否通暢？

2．信息溝通是否能使員工有效履行職責(zé)？

3．與組織外部是否有信息溝通？

4．是否存在根據(jù)截止期信息對(duì)物資采購明細(xì)賬和總賬進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)？

5．是否對(duì)重大物資采購差異進(jìn)行了及時(shí)調(diào)查和處理，是否將調(diào)查結(jié)果向管理層提交？

6．管理部門是否投入充分的資源來支持對(duì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和修改？

7．是否保持最新的物資采購會(huì)計(jì)文件？

8．收集的外部信息是否全面，包括物價(jià)變動(dòng)信息、市場(chǎng)需求信息、經(jīng)濟(jì)政策信息、技術(shù)信息、供應(yīng)渠道變化信息、業(yè)務(wù)流程再造信息等？

9．有無通暢的例外情況報(bào)告渠道？

10．員工的反饋以及供貨商的投訴渠道是否暢通？

11．是否采取措施保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息處理和傳遞的安全完整和對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范？

05、物質(zhì)采購監(jiān)督問題調(diào)查

1．是否建立適當(dāng)管理程序來保證物資采購控制的運(yùn)行并對(duì)運(yùn)行的效果進(jìn)行評(píng)估？

2．是否存在適當(dāng)?shù)某绦驅(qū)ξ镔Y采購活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)的日常監(jiān)督？

3．監(jiān)督活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的控制薄弱環(huán)節(jié)是否向適當(dāng)管理層匯報(bào)？是否根據(jù)需要對(duì)政策和程序進(jìn)行修改？

4．是否設(shè)立獨(dú)立稽核員對(duì)物資采購實(shí)施獨(dú)立監(jiān)督？

5．審計(jì)活動(dòng)范圍是否能夠足以證明物資采購內(nèi)部控制的有效性？

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