采購文件存檔保管過程中,代理機(jī)構(gòu)經(jīng)常會碰到管理費(fèi)時費(fèi)力、資料查找困難、文件經(jīng)常丟失等問題。針對這些痛點(diǎn),本文剖析了檔案管理工作應(yīng)具備的基本功能、關(guān)鍵管理要素和不同管理手段,對過程文件作了分類,在此基礎(chǔ)上給出檔案管理的幾種信息化解決方案,且進(jìn)行了對比分析。

招標(biāo)采購檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的各類資料的集合,是具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是對招標(biāo)全過程的真實(shí)反映,對于招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督管理部門等主體均有重要意義。

對于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)而言,檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在:從外部角度看,檔案記錄是行政主管部門監(jiān)督檢查、招標(biāo)人對代理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量評估的主要依據(jù);從內(nèi)部角度看,檔案管理是提高企業(yè)服務(wù)能力、提升項目管理水平的重要抓手。

招標(biāo)檔案信息化的作用和意義包括:

(一)是社會與檔案事業(yè)發(fā)展的需要

檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺,如果檔案管理水平長期處于落后狀態(tài),那么檔案信息資源的開發(fā)將會受到不利影響。因此有必要以現(xiàn)代化建設(shè)管理方法推進(jìn)檔案管理,通過檔案信息化建設(shè)提高檔案工作效率和工作質(zhì)量,使檔案部門得以發(fā)揮其應(yīng)有的職能和作用。

(二)是檔案價值開發(fā)利用的需要

傳統(tǒng)的檔案管理辦法環(huán)節(jié)煩瑣,使得檔案的價值長期得不到發(fā)掘。在信息化條件下,檔案管理人員能夠及時、全面地收集到各種有利于單位發(fā)展的外部信息,并以此進(jìn)行用戶需求分析,及時、有針對性地開發(fā)本單位檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行信息化建設(shè),能夠進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價值,加速資源的共享與傳播利用。例如,通過對歷史檔案數(shù)據(jù)資料整理分析,形成數(shù)據(jù)資產(chǎn),貨物類如不同產(chǎn)品的供應(yīng)商庫、價格水平信息,工程類如不同專業(yè)建設(shè)項目的供應(yīng)商庫、資質(zhì)信息等。對這些數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行脫敏處理后,可以向內(nèi)外部提供一些增值服務(wù),如可以向招標(biāo)人后續(xù)類似項目招標(biāo)提供信息支持,可以向造價咨詢單位或部門提供市場價格信息。

(三)是組織提高決策效率、促進(jìn)創(chuàng)新的需要

進(jìn)行檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、檔案信息資源合理開發(fā)和利用,就能夠更好地為公司的各項決策活動提供重要的依據(jù)。組織領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策的同時需要迅速、準(zhǔn)確地查考組織中的各種資源,而傳統(tǒng)的檔案管理方式早已不能滿足利用要求。因此,檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了公司發(fā)展的迫切需要,是創(chuàng)新當(dāng)前檔案工作的重要方面,也是公司檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

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