按照儲存介質不同,采購檔案分為紙質檔案和電子檔案兩類。以公開招標為例,無論是政府采購還是企業(yè)采購,一般需要招標代理機構留存的檔案有以下兩類:
(一)紙質檔案
前期準備文件(項目批復文件/代理委托協(xié)議/采購方案等)、發(fā)標階段(招標公告/招標文件/澄清文件/標書購買記錄/踏勘答疑記錄等)、開標階段(投標文件接收記錄/投標人簽到表/報價表/唱價記錄/投標文件等)、評標定標階段(評委簽到表/評標報告及附件/中標候選人公示/中標通知書/異議或投訴處理記錄等)。
(二)電子檔案
采用非電子招標方式的采購,電子檔案原則上與紙質檔案內容保持一致。
采用電子招標投標平臺進行招標全流程操作的,平臺一般具備歸檔模塊,實現(xiàn)招標投標過程文件自動歸檔,并按照邏輯關系生成電子檔案;除此之外,根據(jù)《電子招標投標辦法》(發(fā)展改革委令第20號),還應具備記錄電子招標投標中涉及的操作時間和人員,以及評標全過程錄像自投標有效期結束之日起存檔90日以上的功能。
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