(一)檔案管理功能及要素

一個(gè)完整的檔案管理過(guò)程包括檔案的收集、整理、保存、利用、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)。具體到招標(biāo)代理采購(gòu)檔案管理,離不開(kāi)以下幾個(gè)關(guān)鍵要素:

1.制度

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要建立科學(xué)的管理制度,對(duì)采購(gòu)過(guò)程資料的內(nèi)容、歸檔時(shí)間、分類、立卷、移交、保管、借用、歸還、統(tǒng)計(jì)、盤(pán)點(diǎn)、銷毀等制訂具體的規(guī)則與流程。因招標(biāo)代理檔案具有一定的特殊性,企業(yè)管理制度要求不應(yīng)違背《政府采購(gòu)法》《檔案法》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》等相關(guān)法律法規(guī)以及采購(gòu)人對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理要求。

2.人員

招標(biāo)代理檔案應(yīng)安排專人管理,要求管理人員具備檔案管理、招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)、招標(biāo)投標(biāo)流程等方面的專業(yè)基礎(chǔ),熟悉檔案管理制度,具有高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德。需要對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的人員,還應(yīng)具備一定的信息化管理知識(shí)和系統(tǒng)操作能力。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)還應(yīng)配套建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制,對(duì)人員進(jìn)行考核。

3.場(chǎng)所

招標(biāo)檔案的安全性體現(xiàn)在:一是不發(fā)生火災(zāi)、霉變、水浸、鼠災(zāi)等自然事故,二是不出現(xiàn)丟失、泄密等人為事故。招標(biāo)檔案的保存時(shí)間一般較長(zhǎng),以政府采購(gòu)為例,要求檔案保存時(shí)間至少15年。檔案存放室應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施,不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。電子檔案管理系統(tǒng),根據(jù)檔案密級(jí),機(jī)房建設(shè)應(yīng)達(dá)到相應(yīng)的安全等級(jí)。

(二)管理手段

信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英的信息管理理論中,將信息管理分為四個(gè)發(fā)展階段,即信息物理控制階段、信息技術(shù)管理階段、信息資源管理階段、知識(shí)管理階段。檔案管理手段的歷史沿革,可參照上述理論分為幾個(gè)階段:

1.物理控制

手工管理階段。特點(diǎn)是不借助任何數(shù)字化手段,采取人工目視、手動(dòng)登記方式,管理的核心是臺(tái)賬記錄,包括入庫(kù)臺(tái)賬、出庫(kù)臺(tái)賬、銷毀臺(tái)賬等。目前很多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)仍采用這種管理方式,缺點(diǎn)是管理效率低,在檔案數(shù)量較多的情況下,無(wú)論是檔案出入庫(kù),還是檔案盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì),都會(huì)耗費(fèi)大量的人力成本。

2.技術(shù)管理

半自動(dòng)化管理階段。特點(diǎn)是引入二維碼、RFID等技術(shù),給物理檔案貼上標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí),同時(shí)借助信息化管理軟件及標(biāo)簽識(shí)別設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案的半自動(dòng)化管理。這種方式很大程度上提高入庫(kù)、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)效率,而且結(jié)合安全閘機(jī),可實(shí)現(xiàn)檔案非正常離庫(kù)的報(bào)警功能,提高檔案保管的安全性。

3.資源和知識(shí)管理

全電子化管理階段。在國(guó)家簡(jiǎn)政放權(quán)的背景下,從政府采購(gòu)到一些行業(yè)的大型企業(yè)采購(gòu),都已大力推行電子招標(biāo)投標(biāo)?！峨娮诱袠?biāo)投標(biāo)辦法》中規(guī)定:數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效力?！稒n案法》第三十七條規(guī)定:電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。綜上,招標(biāo)檔案的全電子化管理已是大勢(shì)所趨。這種方式的特點(diǎn)是檔案電子化,保存在磁盤(pán)陣列或云存儲(chǔ)等設(shè)備上,設(shè)備聯(lián)網(wǎng),管理人員可通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的全數(shù)字化管理。在實(shí)現(xiàn)檔案基本管理的基礎(chǔ)上,還可以對(duì)檔案信息分類、二次處理分析,形成資源和知識(shí),進(jìn)而提供數(shù)字資產(chǎn)帶來(lái)的增值服務(wù)。

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