無論是半自動(dòng)化還是全電子化的管理方式,都有其適用場景。下面對幾類主流的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案做簡要描述。

(一)二維碼方案

通過二維碼,賦予每一份紙質(zhì)檔案(檔案盒、檔案袋等)一個(gè)唯一的“身份”標(biāo)識,借助標(biāo)識、閱讀器及后臺的管理軟件等實(shí)現(xiàn)檔案的入庫登記、借閱、歸還、盤點(diǎn)、銷毀等各類檔案管理功能。主要管理功能如下:

1.二維碼生成

二維碼中保存檔案內(nèi)容的摘要信息。根據(jù)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的特點(diǎn),二維碼中一般需包含檔號、索取號(即存址號)、項(xiàng)目編號、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目年份、招標(biāo)人名稱、保存期限等,也可以根據(jù)需要增加其他如招標(biāo)類型、項(xiàng)目類型等關(guān)鍵信息。

2.二維碼采集

使用掃描槍采集二維碼信息,傳輸?shù)焦芾砗笈_,形成檔案信息數(shù)據(jù)庫,作為出入庫、盤點(diǎn)等其他管理過程的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3.出入庫

管理員通過掃描二維碼可以讀取檔案摘要信息、位置信息,做到準(zhǔn)確定位檔案,進(jìn)而可高效完成出入庫操作,同時(shí)管理平臺可記錄檔案的在位狀態(tài)。

4.清點(diǎn)

進(jìn)行檔案盤點(diǎn)時(shí),通過掃描槍快速讀取二維碼并與管理平臺中信息比對,從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)量、在位狀態(tài)等信息統(tǒng)計(jì)匯總。

(二)RFID方案

RFID采用的也是標(biāo)簽技術(shù),檔案管理功能實(shí)現(xiàn)原理與二維碼方案類似。不同點(diǎn)體現(xiàn)在:

1.RFID屬于電子標(biāo)簽,信息存儲(chǔ)在RFID芯片中

RFID數(shù)據(jù)采集為非接觸式,在一定距離范圍內(nèi),閱讀器可自動(dòng)采集RFID信息,每秒可讀取幾百個(gè)標(biāo)簽。對于檔案盤點(diǎn)而言優(yōu)勢很大。

2.標(biāo)簽可重復(fù)使用

標(biāo)簽信息量大,可重復(fù)使用,且標(biāo)簽抗腐蝕性強(qiáng)、不易被污損,使用壽命長。

3安全性高

一方面是標(biāo)簽本身可設(shè)置密碼保護(hù),防止信息被篡改;另一方面,配合門形通道天線,檔案如被非法取走、經(jīng)過通道時(shí)可自動(dòng)報(bào)警。

4.適用場景廣,靈活度高

RFID射頻識別設(shè)備可集成在點(diǎn)檢車、智能密集柜、智能檔案柜等載體上,適用場景廣,靈活度高。

(三)電子檔案系統(tǒng)管理方案

電子招標(biāo)投標(biāo)已是大勢所趨,省、市、縣各級公共資源交易中心已經(jīng)廣泛采用電子招標(biāo)投標(biāo)平臺實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)的全流程操作,眾多大型國有企業(yè)通過自有的采購交易系統(tǒng)完成企業(yè)采購,市場上也有大量由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、交易平臺廠商等第三方機(jī)構(gòu)運(yùn)營的交易平臺?！稒n案法》第三十五條規(guī)定:各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用;檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。由此看來,隨著電子招標(biāo)投標(biāo)的大力推行,建設(shè)配套的電子檔案管理信息系統(tǒng)也逐漸成為各采購主體的剛需。

對于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)而言,構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)關(guān)鍵設(shè)計(jì)要點(diǎn)如下:

1.管理對象

采用非電子招標(biāo)方式的,系統(tǒng)管理對象為各類過程文件的電子檔,需要通過掃描儀等設(shè)備對實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后導(dǎo)入系統(tǒng);采用電子招標(biāo)方式的,系統(tǒng)管理對象為線上各階段流程生成、留存的過程文檔。若招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為自有系統(tǒng),可直接通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)接入;若招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為非自有系統(tǒng),則需要與對端系統(tǒng)建立接口接收數(shù)據(jù),或者由招標(biāo)代理人員下載數(shù)據(jù)后進(jìn)行導(dǎo)入。

2.軟件功能

電子檔案系統(tǒng)中檔案整理、移交、接收、保管、利用、編研等相關(guān)功能基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model)設(shè)計(jì)功能框架。

3.硬件設(shè)備配置

基礎(chǔ)配置方面,一般至少應(yīng)配置數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、WEB服務(wù)器等計(jì)算設(shè)備,磁盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備,交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。也可以選擇租用各云計(jì)算服務(wù)商的云主機(jī)、云存儲(chǔ)等資源。

為確保數(shù)據(jù)不丟失,系統(tǒng)一般具有數(shù)據(jù)備份機(jī)制,將數(shù)據(jù)備份至磁帶庫或者光盤介質(zhì)。

系統(tǒng)安全方面,鑒于招標(biāo)采購檔案數(shù)據(jù)的敏感性,應(yīng)遵循國家有關(guān)信息安全法律法規(guī)原則,建議參照《信息安全等級保護(hù)管理辦法》第三級的防護(hù)要求對局域網(wǎng)和核心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行防護(hù)。

(四)方案對比及適用性分析

幾類信息化管理方案對比見表1。

相比傳統(tǒng)管理模式,幾類信息化方案都能帶來管理水平的提升,且在智能化水平、功能豐富性、安全性等方面電子檔案系統(tǒng)方案最優(yōu),RFID方案次之。智能化水平越高,成本相應(yīng)也越高。

通過二維碼、RFID、電子檔案管理系統(tǒng)等技術(shù)為檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性。主要帶來的價(jià)值一是采用自動(dòng)識別手段,提高查閱、盤點(diǎn)等操作效率;二是實(shí)現(xiàn)檔案在位監(jiān)管,提高資產(chǎn)保全率;三是減少檔案遺失問題,從而避免財(cái)產(chǎn)損失,杜絕泄密事件的發(fā)生;四是通過信息化手段將檔案統(tǒng)一入庫后,通過數(shù)據(jù)的二次加工、分析、統(tǒng)計(jì),形成數(shù)字資產(chǎn),為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)管理等提供有力支撐。

最智能的不一定是最合適的,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合檔案規(guī)模、自身或采購人存檔要求、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、信息化建設(shè)預(yù)算等因素,綜合考慮,選擇適合自身的檔案管理方式。

銳志無限綜合網(wǎng)絡(luò)，侵刪。

作為招投標(biāo)一站式服務(wù)機(jī)構(gòu)，銳志無限專業(yè)承攬各類標(biāo)書編制與審核、工程造價(jià)咨詢、工程預(yù)結(jié)算、招標(biāo)代理、資質(zhì)合作等業(yè)務(wù)。

公司在招投標(biāo)行業(yè)擁有豐富的資源和人脈，團(tuán)隊(duì)實(shí)力雄厚，經(jīng)驗(yàn)豐富，業(yè)務(wù)熟練，服務(wù)用心，已幫助眾多企業(yè)成功中標(biāo)。

公司全天24小時(shí)為各大企業(yè)提供投標(biāo)免費(fèi)咨詢，歡迎您的撥打免費(fèi)電話或者加客服微信咨詢。