如何加強(qiáng)招標(biāo)文件澄清與修改環(huán)節(jié)管理？

# 招標(biāo)信息 2021-12-05 10:14 來(lái)源：

（一）事前充分評(píng)估、審慎處置，高度重視澄清與修改

法律賦予招標(biāo)人對(duì)發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行澄清與修改的權(quán)利，招標(biāo)人應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前充分利用這一機(jī)會(huì)，對(duì)招標(biāo)文件，特別是招標(biāo)文件中的實(shí)質(zhì)性要求和條件進(jìn)行查缺補(bǔ)漏、優(yōu)化完善，以彌補(bǔ)前期招標(biāo)文件編制過(guò)程中的疏漏和不足。作為招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)，一是要對(duì)已發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行主動(dòng)自查，檢查是否存在影響招標(biāo)文件質(zhì)量的瑕疵和問(wèn)題，對(duì)于重大疏漏和不足，要抓住開(kāi)標(biāo)前的最后機(jī)會(huì)予以補(bǔ)正；二是充分“借力”，重視投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件澄清與修改需求的反饋。

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無(wú)論主動(dòng)還是被動(dòng)的澄清與修改，都應(yīng)避免隨意為之的態(tài)度和行為。招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)在面對(duì)招標(biāo)文件澄清與修改需求時(shí)，應(yīng)首先考慮以下四個(gè)方面的問(wèn)題并作出判斷：一是為什么要做澄清與修改（充分了解提出澄清與修改需求的動(dòng)機(jī)）？二是是否為必須要做的澄清與修改（確認(rèn)澄清與修改的必要性）？三是如何進(jìn)行澄清與修改以及該環(huán)節(jié)要達(dá)到的目的（是補(bǔ)充刪除、解釋說(shuō)明、還是修改替換？相關(guān)描述是否能夠使?jié)撛谕稑?biāo)人準(zhǔn)確理解字面含義）？四是澄清與修改可能產(chǎn)生的后果（是否會(huì)產(chǎn)生新的澄清需求及連帶問(wèn)題）？

對(duì)潛在投標(biāo)人提出的澄清與修改需求（即“被動(dòng)澄清與修改”），更應(yīng)引起招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)的高度重視，應(yīng)逐條逐項(xiàng)開(kāi)展評(píng)估，審慎地進(jìn)行處理。實(shí)踐中，某些潛在投標(biāo)人會(huì)根據(jù)己方產(chǎn)品特點(diǎn)、報(bào)價(jià)方案等提出更利于己方產(chǎn)品或方案評(píng)審的修改要求。如果能夠第一時(shí)間摸清其提出澄清與修改的動(dòng)機(jī)，結(jié)合招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目背景及招標(biāo)文件實(shí)際質(zhì)量情況，即可作出是否需要進(jìn)行澄清與修改的判斷。如當(dāng)招標(biāo)文件的要求和條件及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容已準(zhǔn)確反映了采購(gòu)需求且描述清晰完整無(wú)歧視性時(shí)，招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)可選擇維持原招標(biāo)文件內(nèi)容不變。

（二）關(guān)注細(xì)節(jié)，講求方法，加強(qiáng)程序合規(guī)性管理

招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)在澄清與修改環(huán)節(jié)加強(qiáng)程序合規(guī)性管理，在澄清與修改通知的發(fā)放范圍、發(fā)出時(shí)間、通知載體等細(xì)節(jié)上做到依法合規(guī)。

一是要確保澄清與修改通知向所有潛在投標(biāo)人發(fā)出。如為自行招標(biāo)，建議指定澄清與修改答復(fù)負(fù)責(zé)人，由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一對(duì)外作答；如委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)組織招標(biāo)，則應(yīng)由招標(biāo)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理收集整理好澄清與修改答復(fù)后統(tǒng)一對(duì)外發(fā)出。對(duì)招標(biāo)文件的澄清與修改通知應(yīng)確保發(fā)送范圍能覆蓋所有潛在投標(biāo)人?？煽紤]增設(shè)通知回執(zhí)以確認(rèn)潛在投標(biāo)人及時(shí)收訖通知。

二是注意澄清與修改通知發(fā)出的時(shí)間，如必要，應(yīng)依法合規(guī)辦理開(kāi)標(biāo)延期手續(xù)。對(duì)于距投標(biāo)截止時(shí)間不足15日發(fā)出澄清與修改通知的，應(yīng)當(dāng)特別關(guān)注澄清與修改的相關(guān)內(nèi)容是否會(huì)影響潛在投標(biāo)人編制投標(biāo)文件。在日常采購(gòu)中，對(duì)于依法必須招標(biāo)的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件發(fā)出至投標(biāo)截止一般為20天，對(duì)于非依法必須招標(biāo)的項(xiàng)目，給潛在投標(biāo)人留出的投標(biāo)準(zhǔn)備時(shí)間更短，因此澄清與修改通知發(fā)出的時(shí)間往往不能滿足“投標(biāo)截止時(shí)間至少15日前”的要求?？煽紤]采取要求潛在投標(biāo)人回執(zhí)回復(fù)的方式，即在澄清與修改通知發(fā)出后，要求每一位潛在投標(biāo)人書(shū)面確認(rèn)相關(guān)澄清與修改內(nèi)容對(duì)其編制投標(biāo)文件的影響情況。如確有投標(biāo)人反饋投標(biāo)文件準(zhǔn)備時(shí)間不足，則按法律規(guī)定對(duì)開(kāi)標(biāo)時(shí)間予以順延；如所有潛在投標(biāo)人均書(shū)面反饋能按時(shí)參與投標(biāo)，即說(shuō)明相關(guān)澄清與修改不影響投標(biāo)文件編制，項(xiàng)目可按原計(jì)劃開(kāi)標(biāo)。這樣既能夠規(guī)避后續(xù)可能針對(duì)招標(biāo)程序發(fā)起的異議投訴風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)又為招標(biāo)采購(gòu)爭(zhēng)取了時(shí)間，避免因澄清與修改帶來(lái)的項(xiàng)目拖期的風(fēng)險(xiǎn)。

三是確?！耙詴?shū)面形式”對(duì)外發(fā)出澄清與修改通知。在實(shí)踐中，特別是在“被動(dòng)澄清與修改”的情形下，存在招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)針對(duì)某個(gè)投標(biāo)人的問(wèn)題單獨(dú)通過(guò)電話等口頭方式進(jìn)行溝通交流的情形。對(duì)于確定需要對(duì)外澄清與修改的內(nèi)容，一定要堅(jiān)持以書(shū)面形式向所有潛在投標(biāo)人統(tǒng)一作答，充分留痕，避免差異性答復(fù)引起的合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。

（三）能力與責(zé)任心并重，強(qiáng)化澄清與修改內(nèi)容的審核把關(guān)

做好招標(biāo)文件的澄清與修改需要招標(biāo)從業(yè)人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心，具備對(duì)招標(biāo)文件整體全面把握了解的能力和較強(qiáng)的書(shū)面表達(dá)能力，對(duì)澄清與修改需求提出的來(lái)源和動(dòng)機(jī)、澄清與修改的必要性及目的性以及澄清與修改通知發(fā)出后可能產(chǎn)生的后果預(yù)期均能夠作出準(zhǔn)確的判斷。

在澄清與修改環(huán)節(jié)中，針對(duì)內(nèi)容的把關(guān)審核，應(yīng)從必要性、準(zhǔn)確性及合理性三方面考慮：

一是必要性，即回答“是否需要進(jìn)行澄清與修改”的問(wèn)題。招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求和條件往往是評(píng)標(biāo)過(guò)程中否決或加減分（價(jià)）的依據(jù)，因此實(shí)質(zhì)性內(nèi)容如需澄清與修改，應(yīng)被視為有絕對(duì)的必要性，要高度重視。對(duì)于招標(biāo)文件中非實(shí)質(zhì)性要求和條件，在時(shí)間充裕的情況下也可進(jìn)行澄清與修改。招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)于是否必須作出澄清與修改，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目背景、采購(gòu)需求、投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)性等因素統(tǒng)籌判斷，做到心中有數(shù)。

二是準(zhǔn)確性，即回答“如何準(zhǔn)確作答”的問(wèn)題。在確定必須對(duì)外澄清與修改的前提下，對(duì)澄清與修改內(nèi)容應(yīng)逐字逐句審核，從語(yǔ)義語(yǔ)境上判斷意思表達(dá)是否準(zhǔn)確清晰，應(yīng)盡可能避免答復(fù)內(nèi)容含混不清、態(tài)度不明。答復(fù)文字應(yīng)盡量簡(jiǎn)明扼要，避免節(jié)外生枝。建議站在潛在投標(biāo)人的角度，結(jié)合原招標(biāo)文件通讀澄清與修改的答復(fù)內(nèi)容。首先要避免詞不達(dá)意、文字表述出現(xiàn)歧義，其次要檢視是否與原招標(biāo)文件關(guān)聯(lián)內(nèi)容存在表述不一、前后矛盾的情況。對(duì)于澄清補(bǔ)正的內(nèi)容，要力爭(zhēng)一次性在開(kāi)標(biāo)前向各潛在投標(biāo)人交代清楚，避免引發(fā)新問(wèn)題，帶來(lái)新一輪的澄清需求。

三是合理性，即回答“是否有充分的依據(jù)支撐澄清與修改”的問(wèn)題。有充足理由和依據(jù)做基礎(chǔ)的澄清與修改，更容易被潛在投標(biāo)人接受。某些“增減”或“修改”的澄清與修改，雖然整體看來(lái)并無(wú)異常，但站在個(gè)別潛在投標(biāo)人角度，就可能會(huì)被解讀為有針對(duì)性的“歧視性要求”。因此，招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)能夠?qū)撛谕稑?biāo)人收到澄清與修改通知后的反應(yīng)作出預(yù)判，并確保澄清與修改內(nèi)容“有理有據(jù)”。另外，對(duì)于潛在投標(biāo)人的二輪澄清需求還應(yīng)有所準(zhǔn)備，避免陷入“一問(wèn)一答”往復(fù)式的澄清與修改中。

當(dāng)然，對(duì)于潛在投標(biāo)人信息等在開(kāi)標(biāo)前應(yīng)予以保密的，招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)恪守法律法規(guī)要求。在澄清與修改對(duì)外發(fā)出前認(rèn)真檢查相關(guān)內(nèi)容，嚴(yán)格審核把關(guān)。澄清與修改可以采取問(wèn)答形式，但應(yīng)隱去相關(guān)潛在投標(biāo)人的名稱信息或者在確保內(nèi)容完整性的前提下，將提問(wèn)和答復(fù)轉(zhuǎn)換為陳述表述。

管理建議

盡管本文著重討論了招標(biāo)文件澄清與修改環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，但從加強(qiáng)內(nèi)部管理、提高招標(biāo)采購(gòu)效能的角度，對(duì)于招標(biāo)文件還是應(yīng)盡可能做到質(zhì)量一次達(dá)標(biāo)，即在發(fā)出時(shí)即確保招標(biāo)文件特別是實(shí)質(zhì)性要求和條件表述完整準(zhǔn)確無(wú)歧義。從內(nèi)部管理上，筆者提出以下三點(diǎn)建議：

第一，針對(duì)招標(biāo)文件的澄清與修改進(jìn)行考核。在招標(biāo)文件正式發(fā)出后，澄清與修改超過(guò)一定次數(shù)的，說(shuō)明招標(biāo)文件編制質(zhì)量還不高，招標(biāo)文件編制尚有提升空間，可通過(guò)考核手段提升招標(biāo)文件編制責(zé)任人的工作水平。

第二，針對(duì)招標(biāo)文件的澄清與修改，堅(jiān)持招標(biāo)人/招標(biāo)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人首辦負(fù)責(zé)制。招標(biāo)文件的編制責(zé)任人對(duì)于招標(biāo)文件發(fā)出后的澄清和修改負(fù)主要責(zé)任，以壓實(shí)在招標(biāo)過(guò)程中對(duì)招標(biāo)文件及澄清與修改的全流程質(zhì)量控制責(zé)任。

第三，在招標(biāo)文件澄清與修改過(guò)程中，務(wù)必加強(qiáng)內(nèi)部溝通。特別是復(fù)雜采購(gòu)項(xiàng)目，澄清與修改往往涉及技術(shù)、商務(wù)團(tuán)隊(duì)、管理和執(zhí)行層面，參與各方要做到信息及時(shí)共享，充分交流，確保同向發(fā)力，以維護(hù)招標(biāo)人的整體利益。