本文結(jié)合集團企業(yè)集中采購模式下的訂單現(xiàn)狀，分析了采購訂單錯配、亂配產(chǎn)生的原因，從采購需求管理、采購方案制定、物料編碼編制、產(chǎn)品庫標準化、采購系統(tǒng)信息化建設(shè)、供應商協(xié)同等方面研究對策，旨在減少采購訂單的錯配、亂配現(xiàn)象，提高采購訂單的準確性，確保訂單執(zhí)行合法合規(guī)。

一、集中采購訂單配置現(xiàn)狀

集中采購是指采購中將集中采購目錄內(nèi)的貨物、工程、服務(wù)集中進行采購。集團企業(yè)集中采購通常由集團總部發(fā)起采購流程并完成與供應商的框架協(xié)議簽訂，各內(nèi)部需求單位根據(jù)集團總部采購結(jié)果對相關(guān)產(chǎn)品實施訂單采購。

集中采購已經(jīng)被越來越多的集團企業(yè)采納，通過集團總部集中大批量物資采購，一方面減少了各內(nèi)部需求單位重復采購，降低了采購人工成本；另一方面大批量物資采購吸引了眾多潛在供應商參與，各供應商之間競爭加劇，降低了產(chǎn)品采購價格。

隨著產(chǎn)品采購價格的降低，供應商為了獲取更好的利潤，在采購訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)往往通過引導需求或要求采購單位增加無效、虛擬配置來提高產(chǎn)品綜合價格，同時由于需求單位內(nèi)部管理精細化程度差異、部分人員對采購結(jié)果理解不清，一些型號較多、配件較復雜的產(chǎn)品，極易出現(xiàn)采購訂單配置與實際需求不一致的情形，導致采購訂單的錯配、亂配問題。

二、原因分析

（一）需求單位對采購結(jié)果理解不清

集團總部將采購結(jié)果下發(fā)至各內(nèi)部需求單位后，由各內(nèi)部需求單位根據(jù)自身實際需求下發(fā)采購訂單至供應商。下發(fā)訂單人員對采購結(jié)果理解不清，對關(guān)鍵細則研究不深，易導致下單的配置與實際需求的配置不一致，造成訂單錯配的情形。如某公司機房專用空調(diào)采購，空調(diào)關(guān)鍵配件之一的冷媒管，采購計量單位是“延米”。根據(jù)采購結(jié)果，雙系統(tǒng)機房專用空調(diào)，1延米對應2組氣、液管，共4根銅管。但是在實際采購訂單中，需求單位很容易將冷媒管數(shù)量按照銅管數(shù)量下單，1延米冷媒管往往下單成4延米冷媒管，造成訂單錯配3倍數(shù)量的冷媒管。

（二）物料編碼顆粒度大小不合適

產(chǎn)品采購結(jié)果確定后，為便于采購及后期物資管理，根據(jù)公司管控要求，需要制定產(chǎn)品的物料編碼。物料編碼的編制水平，直接影響后期該產(chǎn)品的訂單管理水平。物料編碼的編制顆粒度并非越細越好，太過于細致會導致物料編碼過多，選擇更為困難；太過于粗放會導致采購訂單配置不清晰，甚至無法采購。如某公司新型空調(diào)末端系統(tǒng)采購，物料編碼的編制僅包含空調(diào)主機、安裝費、系統(tǒng)調(diào)測費以及機柜型號等，未對其他關(guān)鍵的零部件進行物料編碼，需求單位在下單時需要在訂單上詳細羅列具體的零部件名稱及價格，并將實際需要的零部件價格折算成已有的物料編碼價格進行采購，導致采購訂單與實際需求配置不一致。

（三）供應商低價中標后通過虛配或增加配件來提高產(chǎn)品價格

集中采購吸引了眾多潛在供應商參與，各供應商之間競爭加劇，一些供應商選擇降低產(chǎn)品價格達到中標目的。低價中標后，在采購訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)通過引導需求單位增加無效或虛擬配置來提高產(chǎn)品綜合價格。如某公司普通柜式空調(diào)采購，低溫啟動裝置是其中一個選配件，加裝該配件是為了確保空調(diào)在?10℃以下環(huán)境中仍然能啟動。但在實際采購過程中，我國南方很多省份一年的最低溫度都在?10℃以上，加裝這個配件起不到任何效果，只會提高空調(diào)產(chǎn)品綜合價格，增加采購單位的采購成本。

三、對策研究

（一）采購需求標準化

集團企業(yè)集中采購涉及數(shù)量眾多的內(nèi)部單位需求，受當?shù)亟?jīng)濟文化、使用習慣、社會環(huán)境等因素的影響，需求存在很多差異，即便是同類產(chǎn)品，采購需求也復雜多樣，如配置要求、功能要求、使用要求、環(huán)境要求等都會不同。集團總部在統(tǒng)一收集各內(nèi)部單位的采購需求后，需要進行梳理和歸并，簡化需求種類，分場景和配置制定統(tǒng)一的產(chǎn)品需求標準，并在后期積極推進標準化產(chǎn)品的應用，嚴格控制非標準化產(chǎn)品的采購。

（二）優(yōu)化采購方案

設(shè)置產(chǎn)品價格關(guān)聯(lián)系數(shù)，避免差異化報價，確保供應商的合理利潤。

采購方案決定產(chǎn)品采購的競爭性，最終決定產(chǎn)品價格。合理的采購方案要有前瞻性，既要采購到性價比高的產(chǎn)品，又要確保供應商擁有合理的利潤，以達到雙方長期合作的目的。采購方案的采購文件報價表由單項物資價格和數(shù)量以及總價形成。一些供應商為了確保中標，通常會采用常用型號產(chǎn)品價格報低，非常規(guī)型號產(chǎn)品價格報高的策略。在中標后積極游說需求單位選擇中標價格高的產(chǎn)品或者增加一些無效的配件來下單，同時對中標價格低的產(chǎn)品不供貨或延遲供貨。針對以上行為，采購部門在采購方案中應確定所有產(chǎn)品型號的系數(shù)比例關(guān)系，投標人只要報一個基準產(chǎn)品單價即可得到投標總價，避免出現(xiàn)差異化報價，減少后期供應商低價中標再通過虛配或增加配件來提高產(chǎn)品綜合價格的訂單虛配、錯配現(xiàn)象。

（三）物料編碼編制

物料編碼的顆粒度應大小合適，對一些配件數(shù)量多的產(chǎn)品，應該根據(jù)實際需求，盡可能地按照配件明細數(shù)據(jù)進行物料編碼編制，以確保需求部門能準確購買物資，避免因物料編碼編制不規(guī)范導致出現(xiàn)訂單錯配、亂配現(xiàn)象。

同時為加強需求單位人員對物料編碼編制規(guī)則的理解，集團總部可同步下發(fā)該產(chǎn)品物料編碼編制說明以及實際采購下單過程中的注意事項等，供各內(nèi)部需求單位參考，并定期通報各單位采購執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。

（四）設(shè)定標準化產(chǎn)品庫

大部分集團企業(yè)都有內(nèi)部物資采購管理系統(tǒng)，采購人員將采購結(jié)果的物料明細價格等關(guān)鍵信息錄入物資采購管理系統(tǒng)的產(chǎn)品庫中，需求部門直接通過選擇產(chǎn)品庫里的物資進行采購。產(chǎn)品庫是根據(jù)集團總部集采結(jié)果錄入的，型號數(shù)量較多，實際采購過程中容易錯選、漏選。采購部門應聯(lián)合需求部門充分調(diào)研，按照使用場景和具體配置，建立標準化配置模型產(chǎn)品庫。如開關(guān)電源產(chǎn)品采購結(jié)果較復雜，型號種類多，機架電流大小從300A到600A不等，里面的配電單元更是涉及多種型號的電路器、銅排及下電方式等。如果直接將采購結(jié)果物料導入產(chǎn)品庫，由需求部門根據(jù)自己的實際需求來選擇相應的物資明細，勢必會經(jīng)常造成訂單配件的多選或少選。鑒于以上情形，可根據(jù)采購結(jié)果物料建立應用場景模型，將場景區(qū)分為四類，分別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基站用配置、城區(qū)基站用配置、匯聚點機房用配置和一體化機柜及拉遠站用配置。需求部門直接根據(jù)實際應用場景選擇相應的模型，避免訂單的錯配、亂配現(xiàn)象。

（五）加強智能化系統(tǒng)支撐

一個完善的智能化系統(tǒng)可以快速處理各種類型的訂單，按照物資的重要性、標準化程度分類開展采購訂單工作，對標準化程度高的物資實行“一點接入，全程貫通”，需求部門只需選擇相應的物資，提交流程后按照系統(tǒng)事先配置好的流程規(guī)則進行采購，并下單至相應供應商，而對于標準化程度較低的物資和重要性物資，可人為進行適當?shù)母深A，優(yōu)先分配給戰(zhàn)略供應商。

智能化系統(tǒng)在需求提單環(huán)節(jié)還可增加配置校驗和提醒功能，對于部分重要、易引起歧義的配件（例如上文說到的空調(diào)冷媒管采購單位問題）設(shè)置彈窗提醒功能，自動提醒請購人相關(guān)注意事項；對于某個產(chǎn)品存在功能相斥的配件，當需求部門在產(chǎn)品庫同時選擇時，系統(tǒng)不予通過并給出相應提醒。

（六）強化供應商合規(guī)意識

采購訂單的實際配置需要與供應商進行溝通，有些產(chǎn)品的具體配置甚至需要供應商前往現(xiàn)場進行勘測。如何確保供應商不會在產(chǎn)品配置時引導需求或要求采購單位增加無效、虛擬配置，一方面需要從采購需求、采購方案、物料編碼、標準產(chǎn)品庫、信息化建設(shè)五個方面著手研究對策，另一方面還需要供應商自身加強守法合規(guī)意識。如筆者單位會對產(chǎn)品首次分配或中標的供應商開展集中約談工作，邀請供應商銷售級別的高層領(lǐng)導前往參會，重點介紹和宣貫訂單執(zhí)行中可能會存在的各種違規(guī)違約問題以及產(chǎn)生的一系列責任和后果，并與各供應商簽訂履約承諾書，確保供應商在訂單執(zhí)行過程中合法合規(guī)。

四、結(jié)語

集中采購模式下的訂單管理遇到的錯配、亂配等問題，不僅要在訂單下單執(zhí)行環(huán)節(jié)進行處理，更需要從供應鏈全流程研判解決。精準的采購需求管理、合理的采購方案、詳細的物料編碼編制規(guī)則、模型場景化的標準產(chǎn)品庫、高標準的智能化采購系統(tǒng)、供應商的自覺守規(guī)意識等，可以促使集中采購模式下的采購訂單標準化、規(guī)范化，有效減少采購訂單錯配、亂配現(xiàn)象。

作者：童  寧    韋  巍

作者單位：中國移動通信集團安徽有限公司

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