在進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的時(shí)候我們作為供應(yīng)商需要嚴(yán)格按照采購(gòu)文件上的要求條件來(lái)操作，而很多項(xiàng)目中需要我們提交樣品，這些樣品一方面是有助于評(píng)審專(zhuān)家進(jìn)行更專(zhuān)業(yè)的評(píng)價(jià)，但同時(shí)也有一些缺點(diǎn)弊端。我們一起來(lái)了解下招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)是否需要提交樣品?哪些情形可以要求提交樣品?
《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招投標(biāo)管理辦法》(財(cái)政部令第87號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)“87號(hào)令”)第二十二條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)一般不得要求投標(biāo)人提供樣品，僅憑書(shū)面方式不能準(zhǔn)確描述采購(gòu)需求或者需要對(duì)樣品進(jìn)行主觀判斷以確認(rèn)是否滿足采購(gòu)需求等特殊情況除外。
1、增加了投標(biāo)人的投標(biāo)成本。
有的樣品本身價(jià)值幾萬(wàn)或十幾萬(wàn)，而有的項(xiàng)目要求提供樣品的品目繁多，樣品搜集和定制的成本以及運(yùn)輸?shù)某杀径紩?huì)使投標(biāo)人望見(jiàn)了就嚇得直后退……倘若不中標(biāo)付出的代價(jià)就會(huì)太大了，降低了投標(biāo)人參與投標(biāo)的積極性，使項(xiàng)目缺乏競(jìng)爭(zhēng)力。
2、增加招標(biāo)工作量及空間成本。
招標(biāo)人要求投標(biāo)人提供大大小小樣品共計(jì)30多件。在收取樣品時(shí)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要一一清點(diǎn)陳列，而且工作量也大，依據(jù)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》規(guī)定招標(biāo)采購(gòu)檔案保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。樣品作為投標(biāo)文件的一部分，也應(yīng)依照有關(guān)規(guī)定要求存檔。樣品庫(kù)存積累需要占據(jù)巨大的位置。
3、提高招標(biāo)項(xiàng)目成本。
招標(biāo)人需要組織樣品進(jìn)行專(zhuān)門(mén)檢測(cè)的機(jī)構(gòu)，檢測(cè)費(fèi)用不論是招標(biāo)人或是投標(biāo)人承擔(dān)都是一筆不容小覷的開(kāi)支。
4、樣品評(píng)審只是走個(gè)形式，容易引起質(zhì)疑和投訴。
樣品評(píng)審在有的組織的采購(gòu)活動(dòng)中只是走個(gè)形式，評(píng)標(biāo)委員會(huì)專(zhuān)家們走馬觀花似的看了一下。
5、樣品評(píng)審沒(méi)有送去國(guó)家檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)就作為評(píng)審依據(jù)，也常引起供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴。
6、投標(biāo)人的樣品往往不是根據(jù)項(xiàng)目定制：
可能是從倉(cāng)庫(kù)隨便選樣，結(jié)果和投標(biāo)文件不一致，評(píng)標(biāo)委員會(huì)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)這樣的問(wèn)題，到中標(biāo)樣品封樣的話，導(dǎo)致之后驗(yàn)收對(duì)比出現(xiàn)不一致的問(wèn)題，容易發(fā)生履約糾紛，帶來(lái)麻煩。
綜上，提供樣品的本意是便于評(píng)標(biāo)委員會(huì)或招標(biāo)人更直觀的接觸和判斷采購(gòu)標(biāo)的，但是提供樣品的同時(shí)增加了投標(biāo)人的投標(biāo)成本，和招標(biāo)人的招標(biāo)工作量、招標(biāo)成本，并且在樣品評(píng)審過(guò)程中無(wú)論招標(biāo)文件的制定、評(píng)標(biāo)過(guò)程中樣品評(píng)定程序和后期封樣對(duì)比驗(yàn)收等方面如果不采取有效的方式、方法，往往會(huì)引起投標(biāo)人的質(zhì)疑和投訴，達(dá)不到有效采購(gòu)目的。
針對(duì)以上樣品弊端，如何有效規(guī)避呢?專(zhuān)家提出了相應(yīng)的規(guī)避路徑。
1、合理確定樣品選擇的標(biāo)準(zhǔn)。
能夠體現(xiàn)產(chǎn)品的主要特征。如定制類(lèi)用品：服裝、家具等項(xiàng)目要求提供樣品，這類(lèi)項(xiàng)目通常在采購(gòu)需求中有特殊樣式、尺寸等要求，需要看實(shí)物比對(duì)是否滿足采購(gòu)需求，要求提供樣品有一定必要性。
2、招標(biāo)文件應(yīng)明確采購(gòu)內(nèi)容需要提交樣品時(shí)間，提交地點(diǎn)，遞交的數(shù)量、單位、規(guī)格等。
同時(shí)需留足充分的接收時(shí)間、場(chǎng)地，標(biāo)記好現(xiàn)場(chǎng)。注意簽收編號(hào)回執(zhí)、包裝、簽署、驗(yàn)收、視頻記錄等，做到樣品接收有據(jù)可依。(如果是暗標(biāo)應(yīng)該注明樣品不能標(biāo)識(shí)，生產(chǎn)廠家名稱(chēng)地址，商標(biāo)或其他標(biāo)志性標(biāo)識(shí)，否則視為無(wú)效投標(biāo)。)。
3、招標(biāo)文件應(yīng)明確，投標(biāo)人的樣品是投標(biāo)人文件的組成部分。
有法律意義的未中標(biāo)的樣品應(yīng)進(jìn)行存檔，中標(biāo)人的樣品應(yīng)進(jìn)行封樣，作為驗(yàn)收依據(jù)。
4、須明確檢測(cè)機(jī)構(gòu)的要求、檢測(cè)內(nèi)容等，是否需要隨樣品提交檢測(cè)報(bào)告。
5、樣品的評(píng)審因素：
招標(biāo)文件在評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中要對(duì)照各指標(biāo)、參數(shù)、功能要求設(shè)置細(xì)化量化的評(píng)審因素。不宜感官描述過(guò)多、分值區(qū)間過(guò)大、使用不可量化的描述名詞、橫向比較描述等。
6、樣品評(píng)審流程設(shè)置：
招標(biāo)文件中是否有關(guān)于樣品遞交不合格的廢標(biāo)情形，包括：未遞交樣品的不合格或遞交樣品不完整的不合格。
7、樣品退還要求：
中標(biāo)人的樣品應(yīng)按照招標(biāo)文件的規(guī)定進(jìn)行保管、封存，并作為履約驗(yàn)收的參考。退還時(shí)須注意仔細(xì)核對(duì)每家的樣品，件數(shù)不能有誤，退還手續(xù)要留痕。
綜上所述，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)一般不得要求投標(biāo)人提供樣品，僅憑書(shū)面方式不能準(zhǔn)確描述采購(gòu)需求或者需要對(duì)樣品進(jìn)行主觀判斷以確認(rèn)是否滿足采購(gòu)需求等特殊情況除外。因?yàn)樘峁悠窌?huì)有諸多弊端，不利于投標(biāo)人正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)。
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